店舗運営応援コラム
レジの精算処理が大変!?レジ締めを効率化するポイント
レジの精算処理は、当日の売上を確認し、その内容を知るための重要な業務です。
しかし、売上と釣り銭が合わない場合には、何度も計算しなおさなければならないこともあり、店舗の閉店後に行うこの精算処理を負担に感じる方も少なくないと思います。
この精算処理の作業は、ポイントを押さえて作業することで効率化が図れるようになったり、ミスを減らせたりするため、実現できれば作業者の負担を軽減できます。
今回は、そんなレジの精算処理を効率的に行う方法やポイントをご紹介します。
1レジの精算処理の基本
レジの精算処理、いわゆるレジ締めとは、当日の売上を確定（確認）させ、売上の内容を把握する作業のことです。その一環として、売上とドロアー内の釣り銭にズレがないかを確認する作業があります。
レジ締めを正確に行うことができれば、違算の際の確認作業に時間が取られずに、閉店業務をスムーズに進められます。また、オーナーや店長がレジ締めに関して正確性を求めることで、オーナーや店長の意識が従業員に伝わり、従業員の釣り銭の着服などの「防犯対策」としても効果的です。
2レジの精算処理をスムーズにする4つのポイント
レジ締めは時間と手間がかかるため、作業者にとって非常に負担となります。
ここでは、オーナーや店長が作業者の負担を減らすためにできる工夫を4つのポイントに分けて紹介します。
2-1．ヒューマンエラーを防げばレジの精算処理は楽になる
レジ締めの際にお金が合わない原因は、お会計時のお釣りの渡し間違い、レジ締め時の数え間違い、レジの打ち間違いなどのヒューマンエラーが大半です。
ヒューマンエラーは、注意していても起こってしまうものですが、オーナーや店長は、従業員の負担を減らすために、これらのヒューマンエラーを防ぐための対策を講じることが重要です。
「お釣りを渡す際はお客様にその場で数えて見せる」「残金が合わない場合は別の人間に数えさせる」「スタッフに対してレジの打ち間違いをなくすための教育を徹底する」など、それぞれの対策を徹底することで、ヒューマンエラーを減らす努力をしましょう。
2-2．お札はお釣り分を残し、10枚で1セットに束ねる習慣をつけておく
お札も普段から金種ごとに10枚で1セットに束ねるように決めておくとよいでしょう。束ねたお札は、時間がある時に数え直すようになど、二重チェックを行うルールにしておくと安心です。
2-3．レジの精算処理用の現金照合表を作れば合計金額がすぐにわかる
現金照合表があると、レジ締め作業を効率化できます。
現金照合表は、レジ締め時に1円玉から1万円札までの金種ごとに、その枚数と合計金額を記録する表のことです。現金照合表に現金を記録しておくことで、それぞれの金種の金額や合計金額もすぐに計算できるため大変便利です。
現金照合用はExcelで作成すると作業は楽になります。横列は金種×枚数の掛け算、縦列で合計する関数を入れることで、正確に現金残高が算出できます。
2-4．スタッフに対してレジの打ち間違いに対する教育を徹底する
レジの打ち間違いはどの店舗でも発生し得るヒューマンエラーです。
原因としては、入力ミス、クーポンや割引券などの処理ミスなどが考えらますが、これを防ぐには、スタッフに対して注意喚起を行い、教育を徹底することがポイントとなります。
例えば、ミスがあった場合に、その場で注意するだけではなく、発生したミスの詳細を記録しておき、業務終了後にそのミスをスタッフ全員に共有することで、発生する可能性のあるミスをまず認識させることが重要となります。
そして、ある程度の期間でミスをタイプ別にまとめ、その防ぎ方などを印刷してレジ近くに貼るなどすることして、常に注意喚起を図ります。入力ミスでは桁の打ち間違いに注意すること、クーポンや割引券使用の場合はレシートの割引額とお釣りを再確認することなど、良くあるミスを常に意識させましょう。
3効果的なレジの精算処理のコツは「はじめる時間」と「日誌作成」
普段から金種別にお金をまとめておくことで、レジ締めは格段に楽になります。
また、当日の売上をレジで確認し、レジ内の釣り銭をカウントして誤差がないかを確認するなどのレジ締めの作業マニュアルを作っておくと、担当者が変わってもスムーズに作業が進むでしょう。
3-1．レジの精算処理の準備は1時間前からスタート
日中忙しくて金種の整理ができていない場合も、閉店の1時間ほど前には精算準備を開始しましょう。閉店後のレジ締めの作業に入るまでには、金種ごとの整理と現金照合表への記入が終わっている状態にしておくのが理想的です。
3-2．レジの精算処理の時間が近づいてきたら、売上データを振り返りながら日誌を作成する
日誌は、その日の業務内容を振り返るための記録として残しておくべきものです。この日誌は、内容を細かく記載しておくことで、オーナーや店長が店舗の経営戦略を考える際にも活用できるため、重要な業務のひとつでもあります。
日誌を作成するポイントは、当日のお客様がどのような層だったのか、人気商品はどの商品で、販売数はどのくらいだったかなど、定性・定量データの両方を記載することです。例えば、ランチタイム、アイドル、ディナータイム終了後などに、点検機能を使って時間帯別の売上や商品別の売上などの定量データを確認します。
そうすることで、それぞれの時点で、定性・定量データをまとめられるため、レジ締め開始前から空いている時間を使って、徐々に整理することができ、結果として日誌の作成時間を短縮できるようになります。
4売上金の扱いにも注意
効率よくレジ締めを行って翌日の釣り銭の準備をしたら、売上金はすぐに入金処理をするようにしましょう。ATMや夜間金庫に預けることで、万が一空き巣などの被害にあった場合でも被害額を最小限に抑えることができます。
5まとめ
レジ締めを効率よく行うことで、レジの精算作業者の負担を大幅に減らすことができます。その負担を減らすためには、ヒューマンエラーを少なくするための従業員教育であったり、レジ締めに入る前に残金のカウントをしたりなどの準備が必要になります。
ご紹介した方法やポイントを実践して、徐々にレジ精算業務の負担を軽減していきましょう。
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2019年7月
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