予約管理の方法にはそれぞれメリットとデメリットがある。
その重要性と導入のポイント

1．予約管理の選択肢
　 1-1．手書きの予約台帳
　 1-2．Excel
　1-3．Webサイト連携型
　 1-4．予約管理アプリ
2．飲食店にとって予約管理が重要な理由
　 2-1．シフト管理のため
　 2-2．仕込み・仕入れ管理のため
　 2-3．販売促進のため
　 2-4．当日キャンセル防止のため
3．予約管理の仕組みを導入する際のポイント
　 3-1．使いやすさ
　 3-2．利用料
　 3-3．システム連携の有無
4．まとめ

飲食店における予約管理とは、単にお客さまの席を確保するためだけではなく、業務の最適化や販売促進のためにも非常に重要なものです。もし現状で自店舗における予約管理がしっかりとできていない場合には、すぐにでも適切な予約管理方法を導入することをおすすめします。

この記事では、予約管理が便利になるいくつかのツールを紹介しながら、予約管理の重要性や、実際にお店に導入する際のポイントなどを解説します。

1飲食店における予約管理の方法

　一言に予約管理といってもさまざまな方法があり、それぞれメリット・デメリットがあるので、自店舗の運営状況に合った予約方法を選択することが重要です。

そこで、飲食店で導入しやすい4つの予約管理方法と、それぞれのメリット・デメリットを紹介します。自店舗で導入する予約管理方法選択の参考にしてみてください。

1-1．手書きの予約台帳

予約管理の方法でシンプルなのが、手書きの予約台帳ではないでしょうか。「予約を受けたら紙に書く」と、シンプルで簡単なのが特長です。

1-1-1．メリット

前述の通り手書きであり、シンプルで簡単なため、フォーマットさえ決めてしまえば、すぐに始められます。

1-1-2．デメリット

予約台帳への記載ミスや聞き間違いなどの人為的ミスが起きやすくなります。また、台帳の文字の読み間違いなどのケースも考えられます。つまり、「予約したはずなのに予約されてなかった」というトラブルが発生する可能性があります。

1-2．Excel

Excelは、計算やグラフ制作が得意な表計算ソフトです。
大量のデータを扱う際にも重宝するため、予約管理や顧客名簿作成にも向いているといえます。

1-2-1．メリット

導入費用が安く抑えられることが最大のメリットです。また、手書きの予約台帳よりデータが見やすいという点でも優れています。

1-2-2．デメリット

Excelによる予約管理は基本的に1つのファイルで行うため、同時編集が難しいというデメリットがあります。例えば同じ時間帯に予約の問い合わせが集中するような店舗の場合には、スムーズに予約情報の更新ができない可能性があります。

また、誤操作で他のセルの情報を書き換えてしまったり、入力ミスをした場合にアラートを出したりするような機能が無いため、管理ミスに気づきづらいというのもExcelのデメリットです。

1-3．Webサイト連携型

グルメサイトと契約している場合、グルメサイトが提供する機能を利用して予約管理ができます。こうった予約管理の機能は、カレンダーと予約管理が連携されており、日程と照らし合わせて、予約を確認できるという使い勝手の良さが特長です。

1-3-1．メリット

カレンダーなどと連携しているため、スケジュールを管理しながら予約を確認できます。

また、お客様がWebサイトで予約を行う際に、メールアドレス等の顧客情報を取得できます。その情報を元に予約前日や当日に確認メールを送ることで、キャンセル防止に役立てられます。

1-3-2．デメリット

Webサイト制作の手間がかかることに加え、サイトによってはシステム料金が発生する場合があります。

高額とまではいかないものの、毎月一定の費用を支払う必要があります。

1-4．予約管理アプリ

スマホの普及に伴って、スマホアプリで予約を管理するケースも増えてきました。パソコンが苦手な方でも、スマホなら手軽に扱える方も多いのではないでしょうか。

例えばレジと連動した「CASIO ECR＋Premium」では、予約管理や顧客管理だけではなく、経費や売上の管理、さらには売れているメニューの把握まで行えます。

1-4-1．メリット

予約情報をスマホで簡単に登録できるため、手書きの予約台帳のように転記ミス等のリスクが無く、確認も各従業員ができるため、予約管理を手軽に行えます。

また、顧客情報と紐づけて予約の管理を行えるアプリの場合、接客の品質向上を図ることもできます。

1-4-2．デメリット

導入のための初期費用が発生し、月額利用料として毎月一定の費用を支払う必要があります。

場合によっては、費用が数千円～数万円のものがあるため、機能で比較し、自店舗にあったタイプを選ぶ必要があります。

2飲食店にとって予約管理が重要な理由

予約管理はお客様のためだけではなく、飲食店側にとっても非常に重要なものです。適切に予約管理を行うことで業務の効率化を図り、さらに売上予測の精度向上と、それに基づいた対策を取ることができるようになります。

飲食店にとって予約管理が重要である、具体的な理由を見ていきましょう。

2-1．シフト管理のため

予約状況が事前に分かっていれば、それに備えて従業員のシフトを組むことができます。例えば予約が多く入り、混雑が予想される日はスタッフの数を増やすことで、人手が足りずに接客品質が落ちてしまうといった事態を回避することができるでしょう。

また、来客数に合わせたシフトを組むことで、人件費を最適化できるというメリットもあります。

2-2．仕込み・仕入れ管理のため

予約受付時に、来客人数や料理などを把握することで、必要な仕込み・仕入れの調整が可能になります。

例えば大人数の団体予約が入った場合には、コース料理に使用する食材を仕入れ、仕込みの時間帯にしっかりと準備しておくことで、到着してからスムーズに料理を提供するといった対応が可能になります。

2-3．販売促進のため

予約管理をしっかりと行えば、予約の入り状況から売上を予測することができるようになります。

予約が入っていない日、あるいは予約が入りづらい時期などを早い段階で把握できるようにしておけば、広告の出稿やSNSアカウントによる宣伝などの販促活動を行い、売上確保のために動くことができます。

2-4．当日の予約キャンセル防止のため

当日の予約キャンセルや無断キャンセルは用意した食材が無駄になってしまう上に、席が空くことで機会損失も生まれてしまう深刻な問題です。

完全な対策は難しいものの、なるべく当日キャンセルを減らす対策として有効なのが、確認の連絡を入れることです。事前に確認の連絡を行うことで、当日キャンセルに対するある程度の抑止力が期待できます。

そのためにも、予約受付の際には代表者の氏名と連絡先といった情報をしっかりと記録し、管理するようにしましょう。

3予約管理の仕組みを導入する際のポイント

予約管理のツールなどを導入する際は、使いやすさや利用料、システム連携の有無などポイントを軸に導入を検討するのが良いでしょう。

予約管理ツールの導入を検討している方は、参考にしてみてください。

3-1．使いやすさ

予約管理ツールは、その使いやすさが重要なポイントの一つになります。ツール自体の操作が複雑で使いこなせないと、かえって予約漏れなどが起きてしまうケースもあります。

そのため、なるべくシンプルで使いやすいツールを選ぶことをおすすめします。

3-2．利用料

「予約管理にどれくらいの金額を毎月出せるのか。」という利用料も、導入の判断材料としては大きなポイントになります。特に、費用対効果を意識すると良いでしょう。

例えば、予約管理にかかる時間や、予約漏れなどに対応するため余計にかかってしまっている時間を時給換算します。そうすることで、ツールを入れた場合と入れたことで改善できる売上の幅を比較できるようになります。こういった観点も、ツールの良し悪しを判断するための一つの手段になるでしょう。

3-3．システム連携の有無

前述した「CASIO ECR+ Premium」のように、レジと予約管理アプリを連携できるシステムも存在します。

予約状況だけではなく、経費や売上、顧客情報等のデータもあわせて管理できるため、より多角的に業務の効率化と改善を図りたい場合にはおすすめです。

ただし、中には多機能化によって操作方法が複雑であったり、導入に高額な費用が必要であったりするケースもあるため、注意してください。

「CASIO ECR+ Premium」は月額1,980円と低コストで、スマホから簡単に操作ができるため、様々な機能と連携した予約システムをお探しの方は、ぜひご検討ください。