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【業務日誌の書き方】短時間で作成するために知っておきたいポイント

業務日誌を書くことは、一日の仕事の状況を振り返る重要な作業です。しかし、メインの業務に追われ、業務日誌を書くことが億劫だと感じている方も多いでしょう。
また、過去の日誌を参考に、やっつけ仕事で書いてしまっている方もいるかもしれません。
そこで今回は、業務日誌を作成する目的、内容、記載例などをご紹介します。
業務日誌は、書く重要性を把握しポイントを押さえれば、誰でも短時間でまとめることができます。

1業務日誌は何のために作成するのか

あらゆる業界で業務日誌は書かれていますが、主に以下の目的で作成されます。

・定量・定性データを記録に残すため
・オーナー・店長への報告のため
・課題・改善点の発見のため

ポイントを押さえた業務日誌を作成するためにも、各目的をしっかり把握していきましょう。

1-1.定量・定性データを記録に残すため

定量・定性データを業務日誌に記録しておくことで、業務内容やマーケティング戦略の改善策を考える際に役立ちます。

数量や客数、販売実績など店舗状況を振り返る時に必要な情報を数として記録に残します。具体的な数字がわかることで、業務日誌を見れば誰でも今の店舗状況を客観的に理解できます。
数字の入力自体は、基本的に日々同じ作業になるため、ルールを決め効率化させることができます。

また、数字だけでなく目標やそれに対する成果・気づき・改善策なども記録することで、当時の状況を振り返ることができ、効果的な検証・改善策の立案につなげることが可能です。

記載情報例
・一時間の売上は○個だった
・目標の件数に対して、何件達成できた

1-2.オーナー・店長への報告のため

業務日誌には、その日の営業がどのような様子だったか報告する役割もあります。

店舗責任者であるオーナーや店長は、自身が不在だった日の店舗の様子が気になるため、一番注文が多かった商品や客数といった売上に関するデータに加え、お客様からのクレームや何か変わったことなど従業員の所感による報告も期待しています。

1-3.課題・改善点の発見のため

その日の失敗を振り返ることも業務日誌の重要な役割です。

業務日誌は単なる記録や日記ではありません。数字からは分からない情報もできる限り記載し失敗を振り返ることで、改善策が生まれ同じ失敗を防ぐことができます。また、オペレーションの改善など根本的な問題にメスを入れるきっかけになるかもしれません。

例えば、お客様から「店員の態度が悪い」とクレームがあった場合、接客内容の確認や教育などを実施する必要が生じるでしょう。

2業務日誌に記載する内容とは

ここからは、具体的に業務日誌に記載する情報についてみていきましょう。業務日誌に記載するおすすめ情報は、以下の内容です。もちろん、これが全てとは限りませんので、自店舗で必要な情報があれば追記し、分かりやすく有用な業務日誌を作成していきます。

・当日の営業内容の概要
・当日の天候、来店客数、時間帯別売上
・タスクとして挙がっていた内容の進捗状況
・営業時の課題
・(課題の)改善方法
・特記事項

2-1.当日の営業内容の概要

当日の業務内容を書く際は、時系列を意識し箇条書きにするとわかりやすくなります。

・どのような業務
・どの程度の時間帯で
・どのくらい実施したか

この3つのポイントを意識しつつ、店長やオーナーに業務内容を正確に伝える文章を心がけます。

2-2.当日の天候、来店客数、時間帯別売上

当日の天気により売上が左右されることは少なくありません。多くの店舗では悪天候では売上が下がり、台風や大雪になると営業停止を判断する場合もあります。

また、売上の総額だけでなく、時間帯別売上や来店客数も記載すると、混雑する時間帯を把握でき、従業員のシフト管理にも役立ちます。

2-3.タスクとして挙がっていた内容の進捗状況

業務内でどれだけのタスクが達成できたなど進捗状況を報告します。

期間限定メニューの準備は終わったのか、翌日の準備に何時まで時間がかかったのか、など進捗状況をオーナーや店長が確認することで、フォロー体制を作ることができるからです。

2-4.営業時の気づき

営業時の反省や課題、気づいたことを業務日誌に残すことで、今後の営業に繋げることができます。

店長やオーナー側で施策を検討することもありますが、現場のマネージャーなど複数の担当が業務日誌を記載する場合は、現場で解決策を講じるきっかけにもなります。

目標に届かなかった際は改善策を考え、目標達成時には良かった要因の振り返りに活用します。

2-5.特記事項

特記事項では、業務上での相談や心配に感じていることを記載します。

3記載例

こちらの章では、小売業の業務日誌を例にご紹介します。
<記載例>
○月○日(水)晴れ

1.業務内容
9:00
└朝礼
9:30
└開店
11:00
└チラシ配布
17:30
└棚卸し
18:00
└閉店

2.時間帯別売上・客数
■午前中
9:30~10:00:○円
10:00~11:00:○円
11:00~12:00:○円
■お昼
12:00~13:00:○円
13:00~14:00:○円
14:00~15:00:○円
■夕方
15:00~16:00:○円
16:00~17:00:○円
17:00~18:00:○円
■客数
総客数:○人
午前中:○人
お昼:○人
夕方:○人

3.業務の進捗状況
・キャンペーンの準備
└チラシの作成依頼まで完了(スケジュール通り)
・棚卸し作業
└予定通り完了(トラブルなし)
・お客様から入荷のご要望
└在庫切れ商品⇒最低ロットで入荷依頼済

■補足
チラシ:○日(月)に納品予定
商品入荷:○日(木)納品予定
└入荷次第〇〇様に電話でご連絡(☓☓さんに引き継ぎ済み)

4.店舗コメント
・時間帯で見ると14時-15時が最も売上が高かったが、お客様の数は12時-13時が最も多かった。
・お客様が多くなると、○名体制では厳しい。(特に新人がいると、回らない。)
・商品の配置換えは、好評な気がする。(まだ1週間しか経過していないため、要経過観察)

5.特筆事項(緊急案件)
・先週から、△△さんのミスが目立つ。(状況確認の必要あり)

以上が、記載例です。
あまり長い文章で書くのではなく、端的に書くのが読み手にとってわかりやすいでしょう。
あくまで一例ですが、参考にしてはいかがでしょうか。

44.まとめ

業務日誌を作成する目的、内容、記載例などご紹介しました。

特に、新人の方などは、最初に業務日誌を書く際に何を書いていいのか迷われてしまうと思います。また、書くことが手間だと思われる方も多いでしょう。しかし、その記録が後々の店舗の大きな財産になるのです。

毎回書くポイントをつかめば書きやすくなりますし、テンプレートにしておけば短時間で書くことができます。業務日誌を活用することでオーナーや店長とのコミュニケーションも図れ、結果的に自身の成長にも繋がります。

業務日誌の正しい書き方を身につけて売上アップに貢献しましょう。

2019年9月

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