手書きの紙伝票を使い続けるデメリットとは？電子化する際の注意点も紹介

店舗にはさまざまな伝票があります。最近は徐々に電子化が進んでいますが、飲食店でお客様からオーダーを取る際に使う伝票や、仕入れの際に使う仕入れ伝票や入出金伝票など、まだまだ手書きで対応しているお店が多いはずです。

手書き伝票は、誰でも迷わず使えてシンプルです。しかし、電子化することで業務効率が大幅にアップし生産性が向上することがあります。とはいえ、一気に手書き伝票を廃止することは難しく、仕入先の対応状況も関係してくるでしょう。

このコラムでは、今一度、手書きの紙伝票のメリットとデメリットを確認するとともに、電子化する際に注意したい点についても紹介していきます。

1．手書きの紙伝票のメリットとは
　 1-1.電子機器が苦手な人でも使える
　 1-2.物理的なセキュリティ対策のみで済む
2．手書きの紙伝票のデメリットとは
　 2-1.データ入力とその確認に時間と労力がかかる
　 2-2.保管などにコストがかかり、紛失・破損リスクもある
　 2-3.過去データの検索が難しい
3．紙伝票を廃止して電子化する際に気をつけたいこと
　 3-1.電子化は急ぎすぎず、必要に応じて紙伝票も残そう
　 3-2.効率的にデータ化する仕組みを知ろう
まとめ

1手書きの紙伝票のメリットとは

デジタル全盛の時代となった今でも、手書きの紙伝票は使い続けられています。紙伝票にはどのようなメリットがあるのでしょうか。

1-1.電子機器が苦手な人でも使える

手書きの紙伝票は、紙とペンがあれば使えます。日本人は識字率が高く、ほとんどの大人が文字を書けるため、パソコンや、ハンディ端末などの電子機器が苦手なスタッフでも、手書き伝票なら問題なく使いこなせるでしょう。

これは、店舗スタッフだけでなく、お客様も同じです。近年は、お客様にタブレットを操作しながら顧客カードなどに記入いただくことが増えており、契約などに関する重要書面も、電子署名が普及しつつあります。

その一方で、特に年配のお客様の中には電子機器に抵抗を感じたり、不安を感じたりするケースもあります。そういったお客様の場合、従来どおりの紙伝票のほうが、署名や契約がスムーズに進むでしょう。

1-2.物理的なセキュリティ対策のみで済む

電子化が進みつつある中で、紙伝票の大きなメリットとして挙げられるのが、セキュリティ対策が容易なことです。電子化している場合、多くのケースでデータを管理している端末がインターネットにつながっており、適切なセキュリティ対策が必要になります。また、セキュリティ対策をしていても、近年社会問題化しているサイバー攻撃の前には、まったくの無力ということもあり得ます。

その点、手書きの伝票や帳票は、倉庫や金庫などへの物理的な安全対策のみで済みます。地震や火災などで消失する恐れはありますが、少なくても、インターネットを通じてデータを盗まれたり、改ざんされるリスクはなくなります。そのため、特に重要なデータは、紙のみで管理したほうが安心感があると考える方もいます。

2手書きの紙伝票のデメリットとは

手書きの紙伝票にはメリットもありますが、デジタル化の進んだ今となっては、無視できないデメリットが存在します。

2-1.データ入力とその確認に時間と労力がかかる

手書きした情報を管理する場合、パソコンなどに入力してデータ化するケースは少なくないでしょう。仕入れデータや入出金データの他、顧客名簿や、お取り寄せ商品を宅配便で後日送るためのお客様の住所などを、パソコンに入力して保管することがあるはずです。

この場合は、スタッフが紙の伝票を見ながらパソコンなどに入力するため、手間と時間がかかります。また、間違えるリスクがあるため、チェックのために他のスタッフの手を借りる労力もかかります。これらは、最初からデジタルで処理していればそもそも発生しないか、省力化できる作業です。

しかし、スタッフやお客様の中には、電子機器の扱いに時間がかかる方もいるため、当面の間は、ある程度の負担は受け入れていく必要があるでしょう。

2-2.保管などにコストがかかり、紛失・破損リスクもある

紙伝票は、伝票を購入する際と、事業用ゴミとして廃棄する際にコストがかかります。また、保管が必要な紙伝票が自店舗で保管しきれない場合は、レンタル倉庫などを確保するコストも必要です。

また、伝票のデータをパソコンに入力するために一時的にデスクなどに置いておいたり、保管するためにファイルなどにまとめたりといった中で、紛失・破損してしまうリスクもあります。また、業務上必要で倉庫から出したタイミングで、汚損してしまう可能性もあります。紛失はもちろんですが、破損や汚損も度合いによっては、取り返しのつかないことになりかねません。しかし、これらは電子化することで、避けられるトラブルでもあります。

2-3.過去データの検索が難しい

紙伝票でもっとも難しいものは、過去データの検索です。古い伝票に確認したい情報がある場合、保管している過去伝票のファイルを棚や箱から探し出し、ひとつひとつ伝票を目視で確認して、探し出す必要があります。

これは、電子化していれば、日付やキーワードを指定して数秒で取り出せてしまうデータです。特に、伝票が増えれば増えるほど、電子化することのメリットは大きくなっていきます。反対に、紙伝票のデメリットは大きくなっていくので、過去のデータを確認する機会が少なくない業務の場合は、早めに電子化することを検討したほうがよいでしょう。

3紙伝票を廃止して電子化する際に気をつけたいこと

紙伝票をやめて、電子化することは、業務の効率化やコスト抑制に繋がります。しかし、無理に電子化を進めると、業務に支障をきたすことも考えられます。

3-1.電子化は急ぎすぎず、必要に応じて紙伝票も残そう

紙伝票のデメリットを知って、「すぐ電子化しよう！」と考えた方もいらっしゃることでしょう。しかし、今までの業務をガラリと変えてしまうことで、思わぬミスやトラブルが起こってしまう可能性もあります。

紙伝票で滞りなく業務が回っていたお店が、新しいオーダーシステムを導入したところ、使い方がよくわからなかったり、スムーズに操作できなかったりして、お客様に迷惑をかけてしまうこともあり得ます。伝票以外でも、FAXで受けていた注文をすべてEメールに切り替えたことで離れてしまうお客様がいたり、電子化が進んでいない仕入れ先にペーパーレスや印鑑の廃止を無理に付き合わせてしまったりすることも考えられます。

紙伝票で上手に業務が回っているのであれば、無理にすべてを変えることはありません。明らかに電子化した方がメリットが大きい部分を見つけ、徐々に電子化を進めていくとよいでしょう。お客様や取引先からの信頼は、お店の経営を安定させるために大変重要です。電子化を急いだことが、店舗運営の妨げにならないように気をつけましょう。

3-2.効率的にデータ化する仕組みを知ろう

電子化を行う際は、今まで手書きで残していた伝票をどうするのかという問題が必ず出てきます。お客様のオーダーを書いた伝票を保存しているケースは少ないかもしれませんが、入出金に関する伝票や売上伝票を保存しているケースは多いことでしょう。

もっともシンプルな方法は、データをひとつひとつ確認しながら、パソコンなどへ手入力することですが、これには膨大な手間と時間がかかります。そこで利用したいのが、「OCR（光学的文字認識）」ソフトと呼ばれるものです。手書きの文字を画像として取り込み、そこから高精度で文字を認識し、データ化できるようになっています。無料のものから有料のものまでさまざまですが、こうしたものを活用すると、データ化にかかる時間を短縮できます。

また、今まで仕入れ伝票をFAXでやりとりしてきたケースでは、FAXをそのまま電子化する方法もあります。無理にEメールに切り替えなくても、受信したFAXをそのままデータとしてパソコンに保管することができるようになりますし、お客様や仕入先に無理に方法を変えてもらう必要もありません。

こうした、効率的にデータ化する仕組みを活用することで、電子化にかかる労力が減ったり、諦めていた過去の大切なデータをデジタルで保存することができるようになります。もし、あまりにも大量の伝票がある場合は、紙伝票や書類のデータ化を請け負っているプロにお願いする方法もあります。少々時間がかかっても、効率的にデータ化する方法をしっかり調べ、検討することが、結果的にデータ化にかかる労力を削減できます。

4まとめ

手書きの紙伝票は、シンプルで誰でも使えることがメリットです。デジタル全盛の今でも使われ続けている理由は、その普遍性ゆえといえるでしょう。

しかし、電子化することで、業務を大幅に効率化できるケースも多々あります。導入や教育コストをかけても、チェーン店などの大規模店舗が電子化に踏み切るのは、業務効率化のメリットが大きいためです。

一方、個人店などの小規模な店舗では、むしろ紙伝票のほうが効率がよいこともあるでしょう。その場合は無理にすべてを電子化しようとせず、紙伝票であることがデメリットに感じている部分から、段階的に変えていくとよいでしょう。

将来的には、電子化が当たり前になって、紙伝票は一層減っていくと考えられます。その時に備えて、自店舗のスタイルに合わせながら、徐々に電子化を進めてみてはいかがでしょうか。

2022年6月

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