導入事例
BC受発注導入で営業の負担を軽減！
作業時間を1時間削減することに成功
御社のプロフィールや特徴などを教えてください。
弊社は、昭和49年に設立した生鮮水産物および加工水産物の卸売業を営む会社です。従業員は18名、得意先は約100件で、数千点の水産物全般を取り扱っています。
卸売専門で、主にホテルや旅館、飲食店、病院などに季節ものの商品を卸しています。弊社の強みは、お客様のご要望に応じた形で商品を納品できることです。真空保存や骨抜き作業など、細かいところまでご要望にお応えして、お客様がすぐ商品を利用できる状態で出荷します。
従業員もみな一所懸命に対応してくれるので、お客様からの評判は上々です。
御社の受注業務について教えてください。
約100社の得意先から毎日約120～130件の注文をいただきます。1ヶ月でいうと約2,400～2,600件ほど。受注方法は得意先指定の発注システムが60％、電話・ファックスがそれぞれ20％ずつです。朝3:00頃に受注を閉め、注文書の内容を確認しながら納品書への転記をし、当日の発送対応をします。これらの受注業務は、主に1～2人体制で対応してきました。営業に個別で電話注文が入ることも多くあり、その時はそのまま担当営業が処理していました。
受注業務において、課題に感じていたのはどのような点でしょうか？
ファックス・電話・得意先が指定する独自の発注システムなど、発注経路が複数あったため、それぞれの受注内容を伝票へ転記する処理に手間と時間がかかっていました。
早朝から楽一へのデータ入力を行い、伝票発行までトータル5～6時間はかかっていたと思います。事務作業だけでも膨大な作業量です。受注後、一旦伝票に入力後、市場にて仕入を行い、仕入状況によって再度入力した伝票を呼び出して入力を行います。ある意味伝票の二重チェックを行っているため、入力ミスはありませんが、従業員の負担は大きく、何らかの対処が必要だと考えていました。
また、各営業に個人携帯に電話注文が入った場合、営業は会社に戻ってからデータ入力を行わなければならず、休日に電話注文が入ることもありました。受注したことを忘れるケースはありませんでしたが、電話の場合はリスクがあります。手間もかかりますし、営業個人に任せるといったこうした受注対応状況も、弊社の課題でした。
ＢＣ受発注導入の決め手を教えてください。
導入のきっかけは楽一の代理店さんからの案内でした。注文を受けてから、伝票を発行するまでの作業が一番ストレスに感じており、そこの手間が軽減されること、時間短縮ができること、それが決め手でした。
他のシステムも検討していたのですが、ＢＣ受発注はすでに導入していた楽一との互換性があったので、そこの部分もすごく大きかったです。
他のシステムの場合、数千種ある商品情報をすべて登録する必要がありましたが、そのような作業時間は確保できないため、結果的にカシオさんのＢＣ受発注一択でした。価格帯も他に比べて高い印象がなく、導入しやすかったです。
ＢＣ受発注の活用方法を教えていただけますか？
1月からＢＣ受発注を稼働させて、得意先全体の2割弱のお客様にＢＣ受発注をお使いいただいています。
ＢＣ受発注をお使いいただく得意先の選定基準は、「FAXや電話で注文が入る」「PCやスマホでの発注操作に抵抗感がない」の2つでした。電話注文に関する課題を優先的に解決したかったことと、ＢＣ受発注をスムーズ導入したかったので、これらの基準を設定しました。
得意先の中には、ファックスや電話など、「従来のままの方がいい」という方もおられます。スムーズに移行していただくためにも、まずはＢＣ受発注に対してネガティブな印象を抱かないであろう得意先のみに絞って依頼しました。移行の案内はチラシを使い、おおむね好感触で、すぐに利用していただけたので助かりました。ＢＣ受発注への移行後、得意先から弊社への問い合わせはほとんどありません。発注後、「単位を間違えたので訂正してほしい」といった旨の連絡があるくらいです。どこも長い付き合いのある得意先なので、「この注文、間違えたのかな？」と連絡が入る前にはわかっていて、とくにトラブルへ発展することもないですね。
社内の受注業務については、運用方法・受注のタイミング、どちらも従来通りに行えています。強いて言うなら、仕入れがなく出荷できないときの処理が変わったことでしょうか。現在は、ＢＣ受発注から送られる受注通知のメールを印刷して紙で保存し、翌日分の出荷に反映する流れです。
ＢＣ受発注は楽一との連携が取れて、操作性もシンプルなので、従業員も問題なく扱えていますね。
ＢＣ受発注導入後、どのような効果を実感していますか？
営業が個人携帯で対応する必要がなくなったこと、手作業で行っていた作業が自動化されたこと、主にこの2点ですね。これまでは、得意先指定の受発注システム、電話やファックスなど受注経路が複数あり、得意先から営業の個人携帯へ直接注文が入ることもありました。
しかし、現在は電話注文をＢＣ受発注に移行したので、営業の個人携帯を使った個別対応がありません。「担当営業が会社に戻って受注情報を書き写す」手間がなくなり、作業時間は1時間くらい短縮されたと思います。各営業としても、個別に連絡がこなくなって助かっているようです。
他の受注についても、これまで手作業で転記していた数十件分の受注を自動で処理できています。得意先の登録件数はまだまだ少ないですが、従業員の負担軽減につながりました。
ＢＣ受発注に移行していただいた得意先からも、ポジティブなリアクションをいただいています。ＢＣ受発注はスマホからでも発注できます。発注作業を忘れたときも、すぐにどこからでも発注ができるため、便利に利用いただけているようです。
その他、メールでの受注通知が助かること、得意先ごとに注文画面をメンテナンスする手間がかからないところも助かっています。ＢＣ受発注は、商品を受注するとメールでも通知されるため、会社にいなくても受注状況を把握できるので、安心感があります。ファックスだと会社にいないと受注があったこともわからないので、この機能は大変便利でした。各得意先がＢＣ受発注で発注をかけるときに見ている、商品の一覧画面（注文画面）のメンテナンスも簡単でした。弊社では商品の変更がほとんどなく、1年ごとに商品情報を更新するだけだったので、作業負担が増えることなく運用できて助かっています。
料金設定も安く、サポートもすぐ対応してもらえて、弊社としては便利なシステムを導入できたと感じています。業界共通の課題かと思いますが、どうしても勤務時間が長くなってしまうため、今後は利用いただく得意先を増やして、勤務時間短縮を実現していきたいと思っております。
