導入事例
受注業務を完全DX化。
受注ミス・トラブル削減に成功！
- 大阪府大阪市
- 鶏肉卸・加工販売
有限会社喜多芳憲商店
- 専務取締役
- 喜多 佑気 様
- 設立：
- 1978年
- 従業員数：
- 15名
- 導入時期：
- 2024年3月
- URL：
- https://kitasyoten.jp/
御社のプロフィールや特徴などを教えてください。
弊社は、鶏肉（国産若鳥・地鶏）をメインとした卸売業を営む会社です。得意先は約300件、主に飲食系の事業者様に販売しております。
得意先からいただいたご要望に対して「できない」を言わないようにしており、可能な限り対応するように心がけております。細かい要望に対応してきたことが、弊社の強みであり、現在のように多くの得意先とお付き合いいただいているように思います。
受注業務において、課題に感じていたのはどのような点でしょうか？
特に課題だと感じていたのは、電話やFAXでの受注業務にかける負担が大きく、作業ミスが起きていたことです。ＢＣ受発注を導入する前は、電話やFAXでの受注が約8割で、残りの約2割は飲食関係のWEB受発注システムでの受注でした。
従来の受注作業の流れは、毎朝3時から受注内容を確認後集計し、商品を小分けして納品書を作成していました。納品書は朝5時から入力し始めて、終わるのは昼の12時です。手間のかかる作業が多く、かなり時間がかかっていました。
電話での受注時は、注文内容の聞き取りやメモへの書き取りミスが発生していました。また、得意先から届くFAXは、文字が潰れて読めないことも頻繁にありました。それらは誤発注や納品ミスにつながるほか、トラブルが発生した時は得意先から連絡も入ります。決して効率的とは言えないですし、改善の必要性を強く感じていました。
さらに、社内に誰もいないときは、留守番電話での受注も行っており、こちらも改善したいと考えていました。録音された音声が途切れていて聞き取り辛かったり、作業が止まることでストレスを感じます。正直なところ、早口で聞き取れない得意先もいたので、手間も時間もかなりかかっていました。
基本的に、電話やFAXでの受注がメインだったので、これらの課題を解決することが最優先でした。
ＢＣ受発注導入の決め手を教えてください。
以前から一部、得意先指定のWEB受発注システムを導入しており、同じようなシステムを弊社でも導入できないかと思っていました。
楽一(カシオの販売管理システム)販売代理店からの案内でＢＣ受発注を知り、楽一とマスターデータとの連携ができるＢＣ受発注を導入しようと決めました。
昨今、原材料や品物の価格が高騰しています。受発注にかかるコストは少しでも抑えたいと考えていました。カシオさんは他社よりも価格帯が安かったので助かりました。
得意先へのＢＣ受発注の案内方法を教えていただけますか？
約300件の得意先全件を、ＢＣ受発注へ完全移行しようと案内を進めている最中です。得意先を3つのグループに分けて、その中で1/3ずつを目安に案内を進めています。現時点で、登録した得意先の件数は224件です（2024年6月末時点）。
事前に得意先にＢＣ受発注への完全切り替えを通知しました。約1ヶ月半を目安に切り替える旨を伝え、この期間に得意先のメールアドレスを収集し、ログイン用のパスワードやIDの送付を行いました。基本的にどの得意先も快く承諾していただけました。
得意先へのサポートはこちらからは行っていません。問い合わせがあったときのみ対応しております。どの得意先も問題なくシステムを活用できています。ＢＣ受発注への移行はスムーズに進んでいると感じています。今後も登録していただける得意先を増やし、ＢＣ受発注への完全移行を目指したいと思います。
ＢＣ受発注導入後、どのような効果を実感していますか？
ＢＣ受発注の導入後は、電話やFAXでの受注に関する課題が解決しました。実際の効果として、受注業務の時間が1～2時間ほど削減できています。留守番電話の書き写しや音声の聞き取りミスなどがなくなったので、作業効率がアップしたと感じています。得意先からの確認の電話も減り、従業員の負担軽減にもつながっています。
また、得意先が見る発注画面に受注の締め時間を記載したため、多くの得意先に受注のタイミングを守っていただけるようになりました。締め時間を過ぎて受注が入ることもありますが、受注時にＢＣ受発注から通知が届くため、すぐに確認して対応できております。得意先も、自分が発注したかどうかわからなくなったときに、通知を確認すると発注の有無や発注数量のチェックもできるので、助かっているのではないかと思います。
今後期待できそうな効果は、新商品の受注と売上アップです。ＢＣ受発注の発注画面の商品一覧に、これまで得意先が発注したことのない新商品を陳列して目に触れさせ、追加発注につながることを期待しています。発注画面上で新商品の詳細情報も確認できるので、特長を見て気に入っていただければ、追加発注・売上アップにつながると考えています。また、お知らせ機能を使えば新商品の宣伝も可能なので、広告コストの削減にもなり大変助かっています。
