導入事例
発注のデジタル化で業務時間短縮、ミス防止、
コスト削減に大きく貢献
- 青森県青森市
- 水産物卸
株式会社丸石
- 食品部・食品課 課長代理
- 今 様
- 創業：
- 1956年
- 従業員数：
- 59名
- 利用開始時期：
- 2024年5月
お店のプロフィールや特長などを教えてください。
弊社は、創業60年にわたり水産物仲卸業を営んでおります。県内の漁港から新鮮な青森県産の魚を仕入れ、水産加工品の製造・販売を行っております。また、不漁や天候の影響を受けやすい状況でも、全国各地からも魚を仕入れ、スーパーや飲食店へ常に安定的に新鮮な水産物を供給することができます。「丸石で全ての水産物が揃う」という信頼を築き、その使命を果たしてまいります。
お店の発注業務について教えてください。
得意先からの日々の膨大な注文内容に応じて各仕入れ先に電話やFAXで発注していましたが、電話では誤解が生じやすく、FAXでも手書きの発注書作成に時間と手間がかかるため、誤記や読みづらさが多く、問題となっていました。異なるメーカーの商品でも名前や内容が似ている等という理由で、誤発注が頻発し、2人体制でも毎月トラブルが発生していました。注文を受けてから数量を算出して在庫を確認し、発注書を作成するところまでを1時間以内に終らせるよう、日々奮闘していました。一日に何度も発注作業を行うため心身共に負担が大きく、仕入先6社それぞれ異なる発注方法も煩雑さを増していました。
ＢＣ受発注導入のきっかけをおしえてください。
以前から、ＢＣ受発注のようなシステムには憧れていました。電話やFAXを使わずオンラインで発注できるのは非常に便利だと考えていたからです。しかし、私たちは発注する側であり、仕入れ先の業者に提案することは難しい状況でした。そんな折、主な仕入れ先である中水青森中央水産様から、ＢＣ受発注導入のお知らせと使用方法の案内が届きました。丁寧なマニュアルと実物の画面を見ながらの説明を受けたことで、導入は非常にスムーズに進みました。操作方法もシンプルで使いやすく、さらに金銭面の負担も無かったため、喜んで導入を承諾しました。
ＢＣ受発注の活用方法を教えていただけますか。
ＢＣ受発注システムの商品注文画面には、過去の発注内容がそのまま反映されており、導入時の戸惑いや、混乱等は全くありませんでした。よく使う機能としては、発注履歴の部分です。弊社の発注担当は2名おり、各々の担当状況を把握するためにも発注履歴の確認は欠かせません。また、発注後に送信される確認メールのチェックも行っています。日頃から頻繁に使用するわけではありませんが、発注に問題がないかを確認するために役立っています。
ＢＣ受発注システムを導入してから、どのような具体的なメリットがありましたか？
以前はFAXでの発注がメインで、手作業による発注書の作成・確認が必要でしたが、ＢＣ受発注を導入してからは画面上で簡単に発注できるようになりました。手書きの時間と確認作業が省略され、発注作業時間が20～30分削減されました。
また、FAXの際に発生していた記載ミスや読み間違いもなくなり、文字が潰れる心配も不要となり、作業中のストレスも軽減されました。
コスト面では、1ヶ月あたり約500枚分のコピー用紙を削減できました。以前は1日あたり約20枚のコピー用紙を使用していましたが、そのコストを大幅に削減できたことで、大変助かっています。
さらに、スマホでの確認が手軽になりました。ＢＣ受発注システムを使うことで、どこにいてもオンラインで発注作業や履歴確認が可能です。出先から事務所に連絡を入れて発注作業を行う手間が省け、作業のスピードが向上しました。また、担当者同士で「○○の商品、発注した？」と確認する必要もなくなり、非常に便利に使えています。
現在、弊社は会社支給のスマホを利用するなどデジタル化が進んでおり、発注作業においてもアナログ業務を減らし、さらなる効率化とコスト削減を目指しています。
