導入事例
担当者が欠勤しても、
受発注業務ができるようになりました。
- 青森県青森市
- 水産物卸
中水青森中央水産株式会社
- 加工部
- 部長 松尾様
課長代理 佐々木様 - 設立：
- 1972年
- 従業員数：
- 65名
- 導入時期：
- 2024年5月
- URL：
- https://www.aochuu.co.jp/
御社のプロフィールや特徴などを教えてください。
弊社は青森市中央卸売市場内に事業所を構え、水産物の卸売業者として活動しています。仲卸業者や県外の卸売市場、加工業者、大手水産会社などと取引を行っており、主力商品は生鮮食料品で約4,000～5,000品目を取り扱っています。四季折々の旬の食材を国内外から取り寄せ、お客様に美味しさを提供することを重要な役割としています。徹底したコンプライアンス意識のもと、プロスタッフによる品質・衛生管理を徹底して行っております。
受注業務において、課題に感じていたのはどのような点でしょうか？
弊社では、電話やFAXだけでなく、LINEやメール、口頭でも注文を受けていましたが、これらの受注手段の多さにより煩わしさを感じていました。売上明細は1ヵ月約10,000明細、1日あたり500明細です。2名の事務員が対応していますが、電話の聞き取りミスやFAXの読みにくさ、言った言わない問題などトラブルも発生していました。注文内容の忘れや勘違いにより、得意先への迷惑もおかけすることもありました。電話やFAXが全体の7割を占めていたため、ヒューマンエラーが起きやすいと考え、改善を望んでいました。また、受注後の基幹システムへの手入力作業もストレスがかかり、従業員の負担となっていました。受注業務にかける時間は得意先によって差がありますが、事務員や担当営業は対応に追われるたこうしたリソースを他の業務に充てたいと思っていました。
ＢＣ受発注導入の決め手を教えてください。
弊社では、業務上の特性に合っていて効率的かつ柔軟な対応が期待できるＢＣ受発注を選択しました。システム導入を検討する際は、他社のシステムも含めて比較しましたが、価格が最も大きな決め手でした。他社の料金体系では数十万円の費用がかかる一方、カシオさんの従量課金制は余計なコストが発生しないため、費用対効果が良いと判断しました。
また、弊社で既に導入済みのシステムとＢＣ受発注の操作画面が似ていたことも重要な要素でした。口頭での注文受付時に担当営業が代行して入力するため、操作性が似ているＢＣ受発注ならば混乱を避けられると判断しました。社内での受け入れや扱いやすさを感じたことも導入の決め手となりました。
得意先へのＢＣ受発注の案内方法を教えていただけますか？
現在、得意先のＢＣ受発注への移行を徐々に進めています。得意先へは口頭での案内やデモを通じてシステム導入の説明を行い、注文画面のカスタマイズや表示方法についても丁寧に打合せしています。FAX利用のお客様を優先的に移行しております。FAXの注文では、既定の注文用紙に数字を記入してもらう形式だったので、少しでも手間を軽減していただけるよう、先行して案内しました。将来的には全ての得意先を登録し、システムの完全移行を目指しています。
ＢＣ受発注導入後、どのような効果を実感していますか？
全体受注の2割部分をＢＣ受発注で受注しております。電話・FAXの受注件数は徐々に、着実に減りつつあります。さらに、電話・FAXによる受注で多かった、聞き間違いや読み間違いなどのミスがなくなりました。得意先でも注文内容の控えを残せるので、注文の勘違いも減ったと思います。また、現在も受注内容を基幹システムに手入力する作業は継続していますが、以前のように手書きのメモは使用せず、受注内容をプリントアウトして入力しています。印字された文字は誰が読んでもわかる状態なので、読み間違いがありません。担当している事務員が欠勤したとしても、他の者が受注内容を把握・入力できるので助かっています。将来的には、すべての得意先にBC受発注を登録していただき、受注業務の時間短縮につなげたいと考えています。受注業務のリソースを営業活動に振り向けることで、売上を増やしていくことを目指しています。また、導入済みの得意先からも、「注文履歴が残って助かる」と好評をいただいています。シンプルな注文画面で複雑な操作が不要なため、得意先からの問い合わせやトラブル報告もありません。カシオさんの迅速なサポートも、大変助かっています。
