導入事例
受注業務時間を1日30分短縮！
人手不足の一役！
御社の特徴・PRなどを教えていただけますか？
弊社は、大正13年から野菜・果物の卸売・小売業を営んでいます。品質を重視し、高品質な商品をお客様にお届けすることに努めています。当社では、商品だけでなく農家さんの魅力を伝えることが八百屋の重要な役割だと考えており、市場からの仕入れに加え、信頼できる農家さんとの直接取引を行い、あまり市場に出回らない世田谷育ちのような珍しい野菜も取り扱っています。また、取引先様との長期的なお付き合いも大切にしており、これが私たちのひとつの強みです。新鮮で美味しい野菜と果物を提供しています。
受注業務における課題を教えてください。
現在、卸売が全体の約80-90%を占め、主な得意先は小学校、中学校、保育園、老人ホーム、飲食店など80社です。主要な課題は、データの手入力に時間がかかることと、FAX受注によるトラブルです。飲食店からは1日平均13件の受注があり、BC受発注を導入する前は主にFAXやLINEでの受注でした。注文情報は楽一に手入力で伝票処理を行っていましたが、手間が多く負担が大きいです。また、FAXの内容が読みにくいと、注文の把握が困難になり、過去の実績を基に情報を推測する必要がありました。また、確認メッセージをLINEで送ることで無駄な作業が増えており、誤発注リスクも認識されています。加えて、注文内容の書き写しミスや用紙の紛失も発生しており、アナログ業務のデジタル化が急務と感じています。
ＢＣ受発注を導入するきっかけを教えてください。
注文内容の書き写しミスや用紙の紛失も発生しており、アナログ業務のデジタル化を考えていたところに案内をいただいたことがきっかけです。ＢＣ受発注の注文データを楽一（販売管理）に連携できたので、課題だった事務作業の負担を軽減できると考えました。また、アナログな作業が減ることで、誤発注の解消にもつながると期待したことも決め手の1つです。
ＢＣ受発注の活用方法を教えてください。
得意先様へご案内する際は、直接訪問してＢＣ受発注の導入について説明しました。おおむね良好な反応をいただき、今では14社中13社の飲食店の得意先様がＢＣ受発注を利用くださっています。断られる得意先様も多いかなと思っておりましたが、ほぼ全件導入いただくことができました。ＢＣ受発注はどこからでも注文が可能なため、自宅からスマホを使って注文されるケースもあるようです。初期設定も、注文画面の設定は、過去の注文実績から今後注文される可能性のある商品をピックアップして反映しました。急遽必要になった商品がある場合は、注文画面の摘要欄に記載していただき、その都度対応することが多いです。
ＢＣ受発注を導入してどのような効果がありましたか？
ＢＣ受発注を導入したことで、事務作業の負担やFAX受注によるトラブルが大幅に軽減されました。以前は手入力でデータを更新していましたが、現在はＢＣ受発注と楽一が連携しているため、作業時間が1日あたり約20～30分短縮されました。少ない人数で受注から配達までおこなっており、人手不足解消につながっています。注文は当日の午前2:00まで受け付けていますが、間に合わないお客様もいらっしゃいます。しかし、その時間を過ぎても買付先の市場でリアルタイムに注文内容を確認できるため、電話での確認作業や当日の仕入に間に合わなかったことによる売上損失がなくなり、大変助かっています。また、受注内容がデータとして保存されることで、用紙の紛失問題も解消されました。これまでは手作業による誤発注のリスクがありましたが、これが軽減されたおかげで、得意先様にご迷惑をおかけすることもなくなりました。今後は、短縮された作業時間を活かして、個人のお客様向けの新しい事業を展開していきたいと考えています。
