導入事例
時間外の受注対応がゼロ！担当者の高齢化を見据えた世代交代の準備も実現
- 大阪府堺市
- 溶剤・建材専門商社
株式会社中西工業所
- 常務
- 中西 志郎様
- 創業：
- 1951年
- 従業員数：
- 10名
- 導入時期：
- 2024年9月
- URL：
- https://www.e-nakanishi.co.jp/
御社の特徴・PRなどを教えていただけますか？
弊社は1951年に創業の、溶材や建材の卸売りを主業とする商社です。南大阪エリアの製造業、建設業、研究機関などが主な得意先です。弊社の強みは、お客様の多様なニーズに対応できる点です。「図面を見て積算してほしい」「作業をもっと便利にしたい」という大雑把なものから「使っている機械の部品が欲しい」という細かなものまで、幅広いご要望に柔軟に対応します。こうした対応力を評価いただき、約300社のお客様からご依頼を頂いています。今後もお客様に選ばれる商社であり続けるため、顧客ニーズに応える運営を心がけて参ります。
受注業務における課題を教えてください。
ＢＣ受発注システム導入前、事務所では1日に約50件の受注を電話やFAXで処理をしていましたが、多くの課題がありました。特に、同一商品であっても得意先毎で呼称が異なるため、受発注の双方で共通理解が必要であること、そして、ご担当者の異動が多い得意先では、担当者変更の度に誤発注があることが大きな課題でした。また、営業担当にも、得意先からリピート発注の電話連絡が都度入りますが、応対できなかった場合などの折り返し連絡は受発注双方へのストレスでした。加えて、得意先からは夜間や休日にも電話連絡が入ることもありますが、このご時世、時間外の電話対応を業務として求めるのは難しく、リピート受注対応への改善をしたいと考えていました。
ＢＣ受発注を導入するきっかけを教えてください。
直近の課題に加え、将来の問題解決も急務と感じていました。特に事務担当者の高齢化による世代交代を考慮した際、従来の受注業務のままでは商品知識やノウハウが必要です。新人教育への様々なコストや、慣れるまでの業務負担増加、受注ミスのリスクを考えると、今の事務担当者の在職中にシステム導入が必要だと判断しました。もう一つの理由は価格面です。他社システムは高額で予算に合わず諦めていたところに、SNS内でカシオさんの広告を見つけました。安価な従量料金設定は魅力的でしたし、デモで体験した操作感も大変シンプルだったため、導入を決めました。
ＢＣ受発注の活用方法を教えてください。
ＢＣ受発注システムの導入から3ヶ月が経過し、現在５社の得意先にご利用いただいています。今はスムーズに適応するための社内テスト期間とし、かねてよりメール発注がある、発注担当者が若いなど、デジタル化を受け入れてもらえそうな得意先に絞って導入をしました。導入当初はシステムへの抵抗やコミュニケーション不足を心配する声もありましたが、今では利便性やシンプルな操作性が高く評価されています。また、設定の簡単さにも驚きました。システム担当者のみで設定できるかが不安でしたが、サポートなしで簡単に完了しました。今後はさらに多くの得意先へ利用を広げ、業務負担やミス、トラブルの軽減を目指すとともに、「ついで発注」による売上拡大にもつなげたいと考えています。
ＢＣ受発注を導入してどのような効果がありましたか？
スマホやPCからいつでもどこでもデジタルに発注いただけるので、就業時間外の電話受注がなくなりましたし、リピート商品の受注を事務所で一括対応できるので、営業担当者の負担が大きく減少しました。また、受注時には確認メールが得意先へ自動配信されるため、手動での返信が不要になりました。得意先側画面では発注履歴を確認できますし、発注有無の確認を得意先内で完結できることも好評です。ある得意先では、以前は現場から本社を経由し弊社へ発注を頂いていましたが、時間的な制約で現場から弊社への直接の発注も多く、二度手間や連絡漏れが課題となっていました。ＢＣ受発注を利用することで弊社と本社に発注確認メールが送られるので、発注業務の省力化と漏れ防止に貢献、課題を解決することが出来ました。今後は取引先の登録数を増加させ、さらなる業務改善を進めるとともに、ＢＣ受発注限定セールなどの活用も考えています。世代交代も視野に入れ、戦略的にシステムの活用を図る予定です。
