ＢＣ受発注を導入する前は、弊社の受注業務は大きな負担があり、手間と時間がかかっていました。全体の約20%の注文は電話やファックスで受けており、主な方法は配送担当者が得意先で在庫を確認し、不足分を補充する流れでした。補充後、手書きの伝票に記入し、得意先の担当者に確認してサインを頂きます。その後、配送担当者は会社に戻り、手書きの伝票を基に販売管理システムに入力するという作業が必要でした。このアナログな事務作業では、確認や伝票作成に多くの時間を要し、業務負担を軽減することが困難でした。また、手書きの伝票で誤りが見つかると修正に手間がかかり、得意先からのサインをもらう際には担当者が見つからず、さらに時間がかかることもありました。このため、コア業務へ注力するためには、こうした作業負担を軽減することが重要な課題でした。

従来の受注業務では、1得意先あたり約20分を要していましたが、現在は3件の得意先をＢＣ受発注に登録し、システム上で自動的にデータが連携されるようになりました。その結果、伝票入力の時間が大幅に短縮され、入力ミスも減少しました。このおかげで、合計して1時間分の作業時間が削減され、コア業務により多くの時間を割けるようになりました。配送担当者にとっても、伝票を書き直す手間が省かれ、現地で得意先の担当者からサインをもらう負担が軽減されています。以前は、担当者がお客様対応をしているとサインをもらうために待つ必要があり、無駄な時間がかかりましたが、その時間も解消されました。また、ＢＣ受発注では注文内容が画面に一覧表示されるため、内容を簡単に確認でき、誤りが見つかればすぐに修正できます。手書きの訂正や間違い確認の電話が不要になったことで、作業効率が向上し、ストレスも軽減されました。さらに、伝票発行に使用していた紙の消費量も削減され、コストカットにも寄与しています。今後は全ての取引先を登録し、事務作業をさらに大幅に削減できるよう努めていきたいと考えています。