導入事例
ノンコア業務の1時間削減で、本職のコア業務に集中できるようになりました！
- 栃木県那須塩原市
- リネンサプライ
有限会社白塩舎
- 総務部長
- 池下 修一様
- 創業：
- 1973年
- 従業員数：
- 28名
- 導入時期：
- 2024年3月
御社の特徴・PRなどを教えていただけますか？
1973年に創業したリネンサプライ業の企業です。主な取引先は那須地区にあるホテルや旅館などの宿泊施設で、およそ50年にわたり温泉宿のリネンケアを一手に請け負ってきました。現在、120～130件の得意先との関係がありますが、かつては後継者不足により廃業の危機に直面していました。しかし、M&Aを通じて新しい体制を構築し現在事業を行っております。地域活性化プロジェクトの一環として、「塩原ややちゃん」というキャラクターを制作し、地域の裏方として街を盛り上げるために近隣企業が一致団結して事業に取り組んでいます。私たちはアットホームな環境を大切にし、活気あふれる職場づくりを心掛け、従業員や地域からも愛される企業であり続けることを目指しています。
受注業務における課題を教えてください。
ＢＣ受発注を導入する前は、弊社の受注業務は大きな負担があり、手間と時間がかかっていました。全体の約20%の注文は電話やファックスで受けており、主な方法は配送担当者が得意先で在庫を確認し、不足分を補充する流れでした。補充後、手書きの伝票に記入し、得意先の担当者に確認してサインを頂きます。その後、配送担当者は会社に戻り、手書きの伝票を基に販売管理システムに入力するという作業が必要でした。このアナログな事務作業では、確認や伝票作成に多くの時間を要し、業務負担を軽減することが困難でした。また、手書きの伝票で誤りが見つかると修正に手間がかかり、得意先からのサインをもらう際には担当者が見つからず、さらに時間がかかることもありました。このため、コア業務へ注力するためには、こうした作業負担を軽減することが重要な課題でした。
ＢＣ受発注を導入するきっかけを教えてください。
ＢＣ受発注を導入したきっかけは、注文処理の効率化を図るためです。事務作業の時間を軽減するために、手書きの伝票作成の手間を減らす方法を探していました。そんなとき、代理店の方に相談すると、カシオのＢＣ受発注を代理発注として利用する提案をいただきました。利用料金も手頃で、使い方もシンプルな印象を受けたため、他社のシステムを検討することなく、スムーズに導入を決めました。
ＢＣ受発注の活用方法を教えてください。
ＢＣ受発注は自社内で活用しており、配達担当者が代理で発注を行っています。弊社では、配送担当者が得意先の在庫を確認し、不足分を手配する方法で受注業務を実施しており、この業務負担を軽減するために現場の視点から導入しました。従来は手書きで伝票を作成し、得意先の担当者にサインをもらっていましたが、ＢＣ受発注を導入した後は、手書きの内容をシステムに入力することで受注内容が得意先にメールで届くようになりました。これにより、得意先がメールを確認するだけで済む流れに変わりました。また、受注データは販売管理システムと連携されるため、会社に戻ってデータを手動で入力する必要もなくなりました。ＢＣ受発注導入後は、得意先から大きなクレームもなく、操作方法がシンプルなため、安定して稼働しています。
ＢＣ受発注を導入してどのような効果がありましたか？
従来の受注業務では、1得意先あたり約20分を要していましたが、現在は3件の得意先をＢＣ受発注に登録し、システム上で自動的にデータが連携されるようになりました。その結果、伝票入力の時間が大幅に短縮され、入力ミスも減少しました。このおかげで、合計して1時間分の作業時間が削減され、コア業務により多くの時間を割けるようになりました。配送担当者にとっても、伝票を書き直す手間が省かれ、現地で得意先の担当者からサインをもらう負担が軽減されています。以前は、担当者がお客様対応をしているとサインをもらうために待つ必要があり、無駄な時間がかかりましたが、その時間も解消されました。また、ＢＣ受発注では注文内容が画面に一覧表示されるため、内容を簡単に確認でき、誤りが見つかればすぐに修正できます。手書きの訂正や間違い確認の電話が不要になったことで、作業効率が向上し、ストレスも軽減されました。さらに、伝票発行に使用していた紙の消費量も削減され、コストカットにも寄与しています。今後は全ての取引先を登録し、事務作業をさらに大幅に削減できるよう努めていきたいと考えています。
