受注業務が「きつい」と感じる原因は？
効率化や自動化による解決法もご紹介

1.受注業務が「きつい」と感じる主な原因

1-1.電話応対に時間をとられる

電話で受注業務を行っていると、電話対応に多くの時間をとられます。口頭での発注をメモに残しつつ、内容を復唱し、納品期限も確認しなくてはなりません。付き合いの長い得意先であれば「いつもので」といったやりとりで済みますが、特定の担当者でなくては内容がわからず、思い違いによるミスも起こりやすくなります。

また、他の仕事をしているときでも最優先で電話対応をする必要があるため、仕事を何度も中断することになります。業務効率が上がらず、残業の原因にもなります。

1-2.受注ミスによる心理的ストレス

受注業務では、電話以外にもFAX、メールなどの手段で受注するケースがあります。受注ルートが1本化されていないため、FAX、メールをそれぞれ確認し、突然かかってくる電話にも対応しなくてはならず、業務負担が大きくなります。

そんな中で、受注した内容をミスしないように処理していくことは簡単ではありません。ミスが許されない状況で、FAXやメールを見逃さないよう、また、電話で受けた発注内容を確実に処理しようとすることは、心理的なストレスとなります。

1-3.得意先の要求に合わせた対応が必要

付き合いの長い取引先からの発注は、「いつものお願いね！」といったやりとりになりがちです。また、正式な名称ではなく、一般的な呼称や業界用語で発注されることもめずらしくありません。

得意先ごとに異なる呼び名や、得意先ごとに違う「いつもの発注」を覚えることは大変ですし、効率的ではありません。担当を長くしていれば理解できるようになりますが、担当者の休暇や、担当者の異動がしづらくなります。また、新人が仕事を覚えるのにも苦労するでしょう。

1-4.メモやFAX…書類管理に手間がかかる

発注をFAXで受けると発注書が手元に残ります。FAXは必ずしもきれいな状態で受信できるとは限らず、文字のかすれがあることや、得意先が裏表反対に送信していて白紙状態で届くこともあります。

また、電話で発注を受けたときも、メモもしくは電話をしながら書き込んだ発注書が手元に残るはずです。こうしたメモや発注書は、紛失しないよう確実に処理する必要があり、ファイリングなどの手間もかかります。一定の期間保管して、不要になったタイミングで処分する必要もあるなど、管理には手間と労力がかかります。

また、ペーパーレス化が進むなか、電子データへ変換するケースもあるはずです。こうした作業も負担となります。

2.受注業務のきつさを軽減する方法とは

2-1.受注方法の見直し

まずは、受注方法を見直すことからはじめましょう。電話、FAX、メールなど複数の受注方法がある場合は、もっとも効率がよい方法に絞ることから検討しましょう。

たとえば、電話による受注を廃止すると、電話が鳴るたびに業務を中断する必要がなくなります。これだけでも業務効率は大きく改善するでしょう。また、発注ミスがあったときに「言った、言わない」で揉めることがなくなり、電話しながら書いたメモを紛失するなどのトラブルもなくなります。 FAXやメールであれば記録が残るため、発注書を見ながら処理を行ったり、ミスをなくすためにダブルチェックを行ったりできるようになります。もしミスがあっても、責任の所在がわかりやすく、今後の再発防止がしやすくなります。

さらに、電話とFAXをなくしてメールのみにすれば書類の管理がなくせます。紛失トラブルがなくなりますし、メールの受信ボックスを複数人で確認できるようにしておけば、処理漏れも減らせるでしょう。

2-2.Excelやオンライン入力フォームなどの活用

Excelなどの表計算ソフトやオンライン入力フォームを利用して受注する方法もあります。

メールでの受注は、得意先ごとに異なる文面から受注内容を読み取る必要があり、読み落としなども起こり得ます。しかし、これらを利用して発注用のフォームをつくることで、すべての得意先から同じフォーマットで受注できるようになり、受注後のデータ処理が効率的になります。

Excelは事務所で広く使われているソフトのため、すぐに利用できる得意先は多いと思われますが、類似のウェブサービスであるGoogleスプレッドシートを利用すれば、ソフトを持っていない取引先も利用できます。また、Googleフォームなどのオンラインフォームで受注用のフォームを作成して、そこに入力してもらう方法も有効でしょう。

2-3.受発注システムを導入する

受発注専用のシステムを導入することで、受発注業務を最大限効率化することができます。電話やFAX、メールを使用せず、専用のシステムに受発注情報が集約されるため、受注ルートが1本化され、受けた発注を見落とすことがなくなります。

また、メモやFAX、メールなどを見ながら社内システムへ入力する場合、打ち間違いによるミスが起こる可能性もありますが、自動的に連携されるシステムを導入すればそれもなくなります。得意先が入力した発注データがそのまま生きるので「言った言わない」も起こらず、自社のミスによるロスを最小化できます。

3.まとめ

電話、FAX、メールなど複数の受注ルートがある状態は、業務フローが複雑になりやすく、受注業務を「きつい」と感じる原因になります。ミスができないプレッシャーの中で仕事をすることは、心理的ストレスになり、業務効率が悪化します。最悪の場合は従業員の退職を招くことにもなりかねません。

こうした「つらさ」やストレスは、新しいデジタル技術で軽減することができます。専用システムによる受発注業務の効率化は、DX（デジタル・トランスフォーメーション）の一環ともいえ、今後、長く競争力を保つ上でも大切な変革です。業務を円滑にし、経営を安定させるためにも、受発注業務のデジタル化を検討されることをおすすめします。

カシオの「ＢＣ受発注」で受発注業務をシンプルに

カシオのＢＣ受発注は、受発注業務に特化した専用システムです。得意先がスマートフォンやタブレット、パソコンなどの専用ページから発注したデータを、パソコンで一括管理。受注するとアラートで知らせてくれるので、処理漏れをなくせます。

内容を確認したら「受注取り込み」機能で、販売管理システムに連携できるので、メモやFAX、メールを見ながら入力する手間がありません。受注を効率化できるだけでなく、打ち間違いによるミスもなくせます。

受注に関する書類も最小限にできるため、書類を管理する手間もほとんどなくなります。今まで「つらい」と感じていた受発注業務が大幅にシンプルになり、労働環境が大幅に改善されるでしょう。

以下のページでは、ＢＣ受発注について詳しく紹介しています。ぜひご覧ください。

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