受発注業務の流れ・課題と
解決するための方法とは？

1.食品卸売業の業務

1-1.食品卸売業の主な業務の流れ

食品卸売業者は、小売業者とメーカーを繋ぐ存在です。主な業務である受発注業務は次の3段階に分けられます。

1.商品の販売
2.商品の仕入
3.商品の納品

食品卸売業者の主な得意先は、飲食店もしくは飲食小売業者です。得意先からの発注に応じてメーカーから商品を仕入れて、決められた期日までに商品を納品します。商品は食品卸売業者の倉庫に在庫している場合もあります。

1-2.負担になりやすい受発注業務

そして、もうひとつ労力を必要としているのが、得意先からの発注を受ける際の受発注業務です。電話やFAX、メールなどで受注を行い、管理システムに入力するなどして在庫を確認、必要に応じてメーカーに発注をします。

業務そのものはシンプルですが、発注を受ける手段が複数あり、しかも受注のタイミングが朝に集中しやすいこと、また商品によって納期が異なることなどから、得意先が多いほど慌ただしくなり、食品卸売業者によっては受発注業務だけで午前中が終わってしまうほどです。

忙しい中、比較的アナログな方法で発注を受けることから、言い間違いや聞き間違い、処理漏れなどが比較的起こりやすく、得意先から催促の連絡があってから慌てて納品に出かけるといったことも起こりがちです。

2.受発注業務が抱える問題

ここからは、受発注業務が抱える課題を具体的にみていきます。

2-1.電話対応に時間がとられてしまう

電話での受注業務は時間がかかります。電話をしながら発注内容をメモし、間違いがないか復唱して、さらに納期も忘れず確認しなければいけません。しかも、商品の説明などが必要になると、途端に通話時間は長くなります。

他の業務を行っているときでも優先して電話対応をすることになるため、他の仕事が思うように進まないこともよくあるはずです。作業が頻繁に中断されてしまうため、作業効率が上がらず、慢性的な残業の原因になっていることもあるでしょう。

2-2.受注業務が煩雑

電話、FAX、メールなど、さまざまな手段で発注を受け付けている場合、受注業務は煩雑になってしまいます。電話を受けながら書いたメモや、受信したFAX、メールボックスにたまったメールを、どれも漏らさずに処理しなければ受注漏れが起こってしまいます。

また、FAXで発注を受けた場合は、書かれている内容を見ながら自社の管理システムなどに入力しなければなりませんし、メールで発注を受けた場合も、やはり文面を確認して自社の管理システムに入力しなければなりません。どうしても人の手が必要になり、作業量が多く、しかも複雑になりがちです。

2-3.ヒューマンエラーが起こりやすい

電話、FAX、メールを使った受注方法は、ヒューマンエラーが起こりやすい方法でもあります。まず、電話での発注は聞き間違いによるミスが起こりがちです。場合によっては「言った」「言わない」といった言い争いになってしまうことがあり、録音をしていない限り責任の所在がわかりません。

FAXで発注を受けることで、どちらに原因があるのかはわかるようになりますが、今度は字がかすれて読みづらいことが原因で発注を読み間違える可能性があります。また、送信元が裏返しで送ったことで白紙のFAXが届いてしまい、内容の確認に時間がかかることもあります。

メールで発注を受ければ、電話やFAXで起こる言い間違いや聞き間違い、FAXのかすれによる読み間違いはなくなります。しかし、受信したメールが他のメールに埋もれてしまったり、後で確認しようと思ったまま忘れてしまうことによる処理漏れや、管理システムに打ち込む際の入力ミスの可能性はどうしても残ってしまいます。

2-4.業務が属人化しやすい

電話で発注を受けていると、中には、付き合いの長い得意先から「いつものでお願いね」といった簡潔な発注を受けることがあるはずです。「ツーカーの仲」といえば聞こえがよいですし、電話時間が短くなるメリットもあります。しかし、受注業務が属人化しやすく、担当者が不在になると内容がわからなくなったり、ミスが起こったりする確率があがってしまうなどのデメリットがあります。

業務が属人化してしまうと、担当者不在のときに業務に支障が生じたり、休暇中にも得意先から問い合わせの電話がかかってきたりといったことになりがちです。また、異動に伴う引き継ぎに労力がかかることから、社内の配置転換が柔軟にできなくなり、組織の柔軟性が損なわれる可能性もあります。

2-5.受注が特定の時間に集中しやすく業務効率が悪い

飲食店からの発注は飲食店の業務終了後の夜間・深夜に集中しやすい傾向があり、その発注内容の対応で午前中が受注業務だけで終わってしまうケースも少なくありません。そのため、出勤時間を早めて仕事をしたり、本来午前中にこなしたい業務を午後にせざるを得なかったり、結果的に慢性的な時間外労働が続いているケースもあるでしょう。

また、発注の締め時間を定めていても、得意先になかなか守ってもらえないこともあるでしょう。そのため、多少締め時間を過ぎていても発注を受け付けるイレギュラー対応が恒常化しているといったケースは少なくないはずです。しかし、こうした労力も業務効率化の障害となり、受注業務に時間がかかる原因のひとつとなっています。

3.受発注業務の課題を解決するには

ここまで、受発注業務の課題として以下の5つを挙げました。

【受注業務が抱える課題】
1.電話対応に時間がとられてしまう
2.受注業務が煩雑になりがち
3.ヒューマンエラーが起こりやすい
4.業務が属人化しやすい
5.受注が特定の時間に集中しやすく業務効率が悪い

これらの課題を解決するためには以下のような方法が考えられます。

【受注業務の課題を解決する方法】
1.電話での受注をやめる
2.受注ルートをひとつに絞る
3.受注内容を管理システムに手入力せずに済む環境をつくる
4.業務を標準化・システム化する
5.受注時間を柔軟に、締め切りを厳格にする

これらを行えれば、受発注業務の課題は大きく改善できる可能性があります。では、具体的にどのような方法が考えられるでしょうか。

3-1.受発注システムの導入が最適解

現状、受発注業務が抱えるさまざまな問題を解決するためには、受発注専用につくられたシステム（受発注システム）の利用が最適と考えられます。

受発注システムとは、たとえば飲食店などの得意先がパソコンやスマートフォンなどの端末からインターネットを介して発注し、その情報を食品卸売業者が受信するものです。食品卸売業者は受注内容をパソコンなどで確認しますが、そのまま管理システムへ情報を連携できるものもあり、こうしたシステムがもっとも理想的といえます。

こうしたシステムで受発注業務を行うと、得意先は24時間いつでも好きなときに発注でき、食品卸売業者も都合のよいタイミングで受注情報を確認できます。そして、データを手入力せずに処理できるため、聞き間違いや打ち間違いによるミスもなくなります。

受注業務がシンプルになり、ヒューマンエラーをなくせるうえ、業務にかかる時間が短縮できます。受注に関しては特定の担当者が不要になるため属人化がしづらくなるでしょう。

なお、受発注システムを提供している事業者はいくつかありますが、大まかな機能は共通しています。

3-2.ただし導入には注意点も

受発注システムの導入には注意点もあります。

まず、受注ルートを受発注システムに統一するためには、得意先からの同意が必要になります。これまで電話やFAX、メールなど、得意先の希望する発注方法にあわせてきたケースは少なくないでしょうし、お願いしても難色を示されることがあるかもしれません。

また、得意先、食品卸売業者ともに、システムの使い方を覚える必要があります。極端に難しいものはありませんが、パソコンやスマートフォンの操作が苦手な得意先にレクチャーをしたり、社内でもマニュアルの整備などが必要になるかもしれません。

そして、導入や維持にコストがかかります。初期費用がかかるもの、かからないものがありますが、原則として月額費用は必要です。金額はシステムによって異なりますが、見込まれる業務改善効果に見合う金額かを判断する必要はあるでしょう。

まとめ

食品卸売業者の受発注業務における課題と、解決するための手法について解説しました。
電話対応にかかる時間、業務の煩雑さ、ヒューマンエラーのリスク、業務の属人化、および業務の時間的集中など、業務効率を損なう要因に対して、受発注システムの導入は非常に有効といえるでしょう。

受発注システムを利用し、業務効率やミスを改善することで、得意先満足度の向上にもつながるはずです。自社にあった受発注システムを選定し、受発注業務の課題を解決しましょう。

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カシオのＢＣ受発注システムを導入することで、受発注業務の効率化が可能です。

これまで電話やFAX、メールなどで受注していた得意先からの発注をＢＣ受発注に集約することで、すべての受注を管理画面で一元管理できるようになります。受注すると通知が届くため、作業漏れも防げます。

手書きのメモやFAXの発注書がなくなり、書類が減るため、紛失のリスクもなくなります。発注書を保管する負担も軽減され、ペーパーレス化にも寄与するでしょう。

また、発注内容を確認した後は、「受注データ出力」機能で、販売管理システムにデータを連携することができます。データ入力の手間やヒューマンエラーも大きく減らせます。発注を受けたものを確実に納品できるようになり、顧客満足度も高まることでしょう。

以下のページでは、ＢＣ受発注について詳しく紹介しているので、ぜひ導入の参考にご覧ください。 https://web.casio.jp/bc-order/