受注後のお礼メールのタイミングは？
好印象を与える文例（フォーマット）もご紹介

1.受注後にお礼メールを送るタイミング

得意先とのコミュニケーションの一環としても、ぜひ送りたい受注後のお礼メール。では、送るタイミングはいつがよいのでしょうか？

1-1.できるだけ早いほうが好印象

受注後のお礼メールは、できるだけ早く送ったほうが好印象を与えられます。得意先が発注してすぐお礼のメッセージを送ることで、確実に発注できていることがわかり、安心感も生まれるでしょう。

また、仕事に対する真摯な印象や、熱心なイメージも伝わり、得意先との信頼関係の構築にもよい影響を与えるはずです。とくにまだ付き合いの浅い得意先であれば、なおのこと効果的でしょう。長期的な関係を築くためにも大切です。

1-2.入金前でもOK

受注後のお礼メールは、入金が完了する前であっても問題ありません。むしろ、早期のコミュニケーションが得意先との信頼関係を深めるためには効果的といえるでしょう。

入金前にお礼メールを送ることで、得意先は自身の発注が確実に受け付けられたことがわかるため、安心感にも繋がります。また、メールに入金方法や期日などの情報を添付すれば、今後の流れを再確認するよい機会にもなるでしょう。

1-3.遅れる場合は代理の人が連絡をする方法も

お礼メールがすぐに送れないこともあるでしょう。そういったときに備えて、代理の人が連絡できる体制を整えておくと、より得意先によい印象を与えることができます。そして、本来の担当者も追って連絡を取るとなおのことよいでしょう。

また、こうした体制を整えておくことで、今後何かトラブルが起きた際もすぐに対応してくれるという印象を与えるため、得意先との信頼関係によい影響を与えるはずです。

2.お礼メールで好印象を与えるポイント

せっかくお礼メールを送るなら、よい印象を与えたいですよね。ここでは、得意先に好印象を与えるお礼メールのポイントを紹介します。

2-1.感謝の気持ちを伝えよう

お礼メールでは、何よりもまず、感謝の気持ちを伝えることが大切です。自社の商品やサービスを選んでくれたことや、信頼を置いてくれたことに対する感謝を率直に表現しましょう。

そうすることで、得意先は大切にされていると感じ、よい印象を持つはずです。

2-2.定型文を使うのはOK。自分の言葉も添えよう

お礼メールに定型文を使用することに問題はありません。日々たくさんの発注を受ける業務では、定型文を使用することで業務効率を大きく改善できるはずです。

ただし、定型文だけでなく、ひと言オリジナルのメッセージを添えることをおすすめします。お礼でもよいですし、最近その得意先と話した内容についてもよいでしょう。

例えば、得意先の名前を呼びかけたり、過去の購入に言及したりすることで、特別な得意先であると感じさせることができるはずです。小さな工夫が大きな差を生むため、ひと手間かけてぜひ実践しましょう。

2-3.件名・内容はわかりやすく

お礼メールの件名や内容は、明確でわかりやすいものにしましょう。件名に「お礼」や「ご発注ありがとうございます」など、メールの目的がひと目で理解できるフレーズを用いることが重要です。

内容に関しても、簡潔で要点を押さえた文面を心がけることで、得意先側が余計な時間を割かずに済み、よい印象につながるでしょう。

3.受注後に送るお礼メールの文例（フォーマット）

ここでは、実際に得意先に送る、お礼メールの例文を紹介します。この例文を、自社に合わせた内容に変え、定型文として活用してみてはいかがでしょうか。

3-1.【例文】基本のお礼メール

件名：〇〇ご発注のお礼｜◯◯株式会社 ◯◯

△△△株式会社
△△部　△△△△様

平素より大変お世話になっております。
株式会社◯◯、営業部の◯◯です。

このたびは、弊社の□□をご発注いただき、誠にありがとうございます。

ご発注いただきました□□につきましては、☆月☆日までに納品できるよう手配を進めておりますので、もうしばらくお待ちください。

商品についてご不明な点、ご質問等ありましたら、いつでもご連絡ください。
取り急ぎメールにてお礼申し上げます。

今後ともよろしくお願いいたします。

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株式会社◯◯　営業部　◯◯◯◯

〒000-0000 東京都渋谷区▲▲ ▲▲ビル ▲F
TEL: 00-0000-0000
FAX: 00-0000-0000
Email: ▲▲@casio.jp
URL:https://weＢＣasio.jp/ＢＣ-order/
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3-2.【例文】新規得意先へのお礼メール

件名：〇〇ご発注のお礼｜◯◯株式会社 ◯◯

△△△株式会社
△△部　△△△△様

平素より大変お世話になっております。
株式会社◯◯、営業部の◯◯です。

このたびは、弊社の□□をご発注いただき、誠にありがとうございます。
貴社とお取引させていただけること、大変感謝しております。
ご期待に沿えるよう、真摯に対応させていただきます。

ご発注いただきました□□につきましては、☆月☆日までに納品できるよう手配を進めておりますので、もうしばらくお待ちください。
なお、今後の連絡については、私 ◯◯が担当いたしますので、よろしくお願いいたします。
商品についてご不明な点、ご質問等ありましたら、いつでもご連絡ください。

取り急ぎメールにてお礼申し上げます。
今後ともどうぞよろしくお願いいたします。

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株式会社◯◯　営業部　◯◯◯◯

〒000-0000 東京都渋谷区▲▲ ▲▲ビル ▲F
TEL: 00-0000-0000
FAX: 00-0000-0000
Email: ▲▲@casio.jp
URL:https://weＢＣasio.jp/ＢＣ-order/
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まとめ

受注後のお礼メールは、得意先満足度を高め、長期的な関係を構築するために重要な役割を果たします。また、効率とスピードを重視して定型文を使う場合でも、感謝の気持ちをひと言添えることで、印象は大きく変わるでしょう。心のこもったお礼メールで得意先からの信頼を勝ち取りましょう。

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