BtoB向けWeb受発注システムとは？
選ぶポイントやおすすめ製品を紹介します

1.Web受発注システムとは？

Web受発注システムとは、企業間の受注・発注をオンラインで行うためのシステムのことです。まずは、機能や活用シーンなどを紹介します。

1-1.Web受発注システムにできること

これまで、企業間の受注・発注は、電話やFAX、メールなどで行われてきました。これを置き換えるシステムがWeb受発注システムで、次のようなことが可能です。

【受注側ができること】
・電話、FAX、メールなどで行っていた受注をシステムに集約できる
・電話対応が減り、目の前の業務に集中できる
・発注用紙を管理する手間が減る（ペーパーレス化）

【発注側ができること】
・スマートフォンやパソコンなどから24時間いつでも発注ができる
・発注のために発注書を書く必要がなくなる
・発注履歴をいつでも確認できる

Web受発注システムには数多くの提供事業者があり、販売管理システムと連携できる製品や、請求書発行機能や在庫管理機能などを備えた製品などもあるため、自社の都合に合わせて導入できます。

1-2.Web受発注システムが注目される理由

これまでの受注方法は、特に受注する企業にとって、効率のよい受注方法とはいえませんでした。作業中でも手を止めて電話に対応しなくてはならず、次々届くFAXやメールなどを集めて処理するのにも労力がかかります。

これは発注側も同じで、FAXの場合は毎回発注用紙に書き込んでFAXする必要があり、電話の場合でも相手企業の営業時間に合わせて連絡しなくてはならないなど、必ずしもベストな方法とはいえませんでした。

しかし、Web受発注システムを導入することで、こうした問題の多くが解決します。受注はすべてシステムに集約され、発注側は24時間いつでも簡単な操作で発注ができるようになります。

このような事情から、デジタル化による業務効率化の必要性が高まる昨今、受注側、発注側双方の業務効率が向上するWeb受発注に注目が集まっているのです。

2.Web受発注システムを導入するメリット

Web受発注システムを導入することで、さまざまなメリットが得られます。ここでは代表的なメリットを紹介しましょう。

2-1.受発注業務が効率化できる

従来の受発注業務は、電話、FAX、メールなど比較的アナログな手段で行われてきましたが、これらの方法は効率的とはいえませんでした。

Web受発注システムを導入した場合、受発注ルートは1本化されます。そのため、受注側の業務は非常にシンプルになり、受注の電話が鳴りつづけることも、FAXやメールが山ほど届くこともなくなるのです。

発注側は、24時間いつでもスマートフォンなどから発注ができるようになります。FAXのために発注書を手書きすることもなくなり、電話代も不要です。業務終了後にひと息つきながら、ゆっくり発注することもできるため、業務の自由度もあがります。

2-2.ミスを減らせる

例えば、電話での受注や発注は、言い間違いや聞き間違いが起こります。記録にも残らないため、「言った」「言わない」の押し問答になって、トラブルの原因になることもありました。

FAXの場合は、文字にクセがあったり、かすれてしまったりして、読み間違いが起こることがあります。ときには裏返して送ってしまい、白紙で届いてしまうことも。そうなると確認のための電話連絡が必要になり、業務が円滑に進みません。

Web受発注システムを利用すれば、こうしたトラブルはなくなります。「納品されない！」「個数が足りない！」といったトラブルが減り、業務が円滑に進むようになるでしょう。

2-3.業務の属人化が防げる

Web受発注システムの導入は、業務の属人化を防ぐのにも有効です。

これまでの受発注のなかには、「いつものお願いね！」といった簡単な連絡で済ませてしまうこともあったはずです。しかし、担当者が不在になると業務に支障が出たり、休暇をとっている担当者に連絡が行ってしまったりするケースもあったのではないでしょうか。

Web受発注システムを導入すると、すべてデータで受発注するため、曖昧なやりとりはなくなります。そして、営業担当者が受注を受ける必要がなくなり、業務が標準化され、誰でも受注処理ができるようになります。

今までとは違い、業務の状況に応じて社内の人員配置を変えやすくなるほか、異動の際に必要になる引き継ぎも最小限で済むなどのメリットがあります。

3.Web受発注システム選定のポイント

3-1.必要な機能があるか、他のシステムと連携できるか

Web受発注システムを導入して、業務を効率化するためには、必要な機能が使えることが重要です。まずチェックしたいのは、Web受発注システム自体の機能と、他のシステムとの連携機能の2つです。

Web受発注システムには、受発注を行うための機能や、過去の受発注履歴などが備わっています。さらに、より便利に使えるカスタマイズ機能や、請求書発行機能や在庫管理機能などを備えたものもあります。

しかし、すでに請求書発行や在庫管理を販売管理システムなどで行っている場合は、既存のシステムと連携できるWeb受発注システムを選ぶことが大切になります。受注データを簡単な操作で販売管理システムに反映できるようになり、手入力が不要になるため、業務のスピードアップとミスの低減が同時に実現します。

3-2.初期費用・月額費用を確認

Web受発注システムの利用には、初期費用や月額費用がかかります。提供事業者によって金額は異なり、初期費用がかからないものや、利用する量によって月額費用が変動するものなどさまざまです。低い金額からスタートできるものであれば、小規模な事業者にとっても導入しやすいでしょう。

Web受発注システムを導入することで、受発注業務が省力化でき、業務効率も改善するため、時間外労働時間の削減などが期待できます。そうしたコスト削減効果を踏まえたうえで、かけられるコストを検討することをおすすめします。

3-3.操作しやすいか、困ったときのサポートはあるか

Web受発注システムを選ぶときは、操作のしやすさや、サポートが充実していることも重要なポイントとなります。

実際の使用感は使ってみなければわからないため、トライアル期間があるWeb受発注システムを選ぶとより確実です。また、Web受発注システムは得意先にも利用してもらうものなので、発注画面の操作性も事前にチェックしましょう。

導入して最初のうちは、操作に困ることもあるかもしれません。そんなとき、電話などで問い合わせできる窓口があったほうが安心です。困ったときのサポート体制も確認しておきましょう。

まとめ

BtoB向けWeb受発注システムを導入することで、従来の受発注の課題を大きく改善し、業務効率の向上、ミスの削減、属人化の防止など、多数のメリットが得られます。

導入の失敗を防ぐためにも、選定時に必要な機能の有無や、必要なコスト、操作性、サポート体制などを慎重に評価することが重要となります。BtoB向けWeb受発注システムを活用して、業務の効率化を図り、ビジネスの成長と発展を加速させましょう。

Web受発注システムはカシオのＢＣ受発注がおすすめ

BtoB向けのWeb受発注システムを導入するなら、カシオの「ＢＣ受発注」がおすすめです。

ＢＣ受発注は、これまでの受発注業務をデジタル化するためのシンプルなシステムです。受注ルートをＢＣ受発注に1本化することで、電話対応やメモやFAXの整理から解放され、これまで時間をかけて対応していた受注作業が大幅にスピードアップするでしょう。

得意先からの発注データはCSVデータで出力ができ、販売管理システムに取り込み機能があればそのまま反映することができます。
FAXやメモを見ながらデータを入力する手間もなくなるため、ヒューマンエラーをなくせると同時に、業務の効率化にも寄与します。

以下のページでは、ＢＣ受発注について詳しく紹介しています。ぜひWeb受発注システム導入検討の参考としてご覧ください。

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