受注管理をExcel（エクセル）や
スプレッドシートで行うメリット・デメリット

1.Excel（エクセル）やスプレッドシートで受注管理するメリット

ここでは、Excelやスプレッドシートを受注管理に利用することで、どのようなメリットがあるかをみていきます。

1-1.環境を用意しやすい

MicrosoftのExcelは、多くの人が仕事で利用している表計算ソフトです。そのため、導入の際に新たなソフトウェアを購入したり、使い方を新しく覚えたりする必要が比較的少なく、簡単に環境を用意できます。

クラウドベースのGoogleスプレッドシートも利用者が増えています。こちらは無料で利用できるため、導入に費用がかかりません。パソコンやタブレット、スマートフォンなどからアクセスできるため、営業中の外出先からチェックすることも容易です。

1-2.関数やグラフ機能を使って業務効率化しやすい

Excelやスプレッドシートには、複雑な計算を自動で行う関数や、入力データを他のシートでチェックできるピボットテーブルなどの機能があり、これらを活用することで業務がスムーズに進みます。

こうした機能を使うことで、日頃の受注業務を効率化することができ、また、受注データを分析して報告書を作成するなどの作業時間も短縮できます。さらに、データをグラフ化する機能などもあるため、受注データの分析などにも役立つでしょう。

1-3.マクロ機能を使えば自動化もできる

Excelやスプレッドシートに搭載されている「マクロ機能」は、複数の操作をまとめて呼び出せる機能です。マクロ機能を上手に活用することで、ルーティン作業を自動化できます。

例えば、特定の条件に応じてデータを自動的に分類することや、受注データを元に請求書を自動生成することができるので、業務の省力化に繋がります。時間がかかっていた業務も短い時間でできるようになり、残業を減らすこともできるかもしれません。

2.Excel（エクセル）やスプレッドシートで受注管理するデメリット

Excelやスプレッドシートを利用した受注管理にはメリットだけでなく、注意すべきデメリットも存在します。

2-1.入力ミスが起こりやすい

Excelやスプレッドシートへの入力は、基本的に手作業で行うことになります。そのため、数字の打ち間違えや、コピーするデータを間違えて貼り付けてしまうことも起こり得ます。

そうしたミスが原因となり、間違えた内容で納品をしてしまうと、クレームになりかねません。そのため、入力内容を2人でチェックするダブルチェックを行ったり、後述する入力内容の確認専用のシートを設けたりするなどの対策が必要になります。

2-2.関数やマクロに関する知識がないと業務効率化に繋がらない

Excelやスプレッドシートには、さまざまな関数やマクロなどの機能があり、それらを上手に活用することで高度な処理が可能になります。しかし、そのためにはExcelやスプレッドシートを使いこなすスキルも必要です。

知識が足りない状態で管理用シートを作ってしまうと、思ったように機能せず、業務効率が下がることもあるでしょう。すぐに作り直すことになれば、データの移行などに労力が必要になります。Excelやスプレッドシートを受注管理に取り入れるときは、一定の知識のある人が、十分な下調べをしてから行う必要があります。

2-3.データが増えると動作が遅くなってしまう

Excelやスプレッドシートのファイルは、データ量が増えるほど動作が遅くなる傾向があります。複雑な関数やマクロ、ピボットテーブルなどを利用している場合はさらに遅くなるでしょう。

一般的に事務作業につかわれるパソコンや、年数の経った古いパソコンでは作業が厳しくなることもあり、これが作業の効率を大きく損なう原因となります。そのため、定期的にデータを整理したり、新しいファイルに置き換えるなどの対策が必要になるでしょう。

3.Excel（エクセル）・スプレッドシートで受注管理するポイント

ここでは、Excelやスプレッドシートで受注管理を行う際のポイントを3つ紹介します。

3-1.運用ルールを明確にする

Excelやスプレッドシートで受注管理する場合、ヒューマンエラーをなくすために、運用に関するルールをしっかり決めることが大切です。

たとえば、Excelファイルを共有サーバーに置いて利用する場合、複数人で同時に閲覧はできても、同時に更新することができません。そのため、作業をするための順番待ちが必要になります。

なお、Googleスプレッドシートや、Microsoftのクラウド「OneDrive」上に置かれたExcelを利用することで同時編集も可能になります。複数人で利用する機会が多い場合、使い慣れた従来型のExcelではなく、それらの方法も検討するとよいでしょう。

3-2.関数を活用した使いやすいシートをつくる

受注管理を効率化するためには、最小限の入力で、最大限の効果がでるように、関数やマクロなどの機能をフル活用した使いやすいExcelやスプレッドシートを設計しましょう。

例えば、売上の集計や在庫状況の自動計算など、日常的に必要とされる情報を瞬時に把握できるようになれば業務効率がアップするはずです。

そのためには、さまざまな関数やマクロなどの機能を理解する必要があります。インターネットには、Excelやスプレッドシートの機能に関する情報がたくさんありますから、何をしたいかを十分検討し、そのために必要な関数などをしっかり調べてつくりましょう。

3-3.ピボットテーブルを活用する

ピボットテーブルとは集計や分析に役立つ機能です。たとえば、受注データから「得意先ごと」「製品ごと」など複数の項目別に集計できるため、得意先ごとの傾向、製品ごとのニーズなどがわかるようになり、大量に集めたデータをビジネスに生きる重要なデータとして活用できます。

ピボットテーブルは分析だけでなく、工夫次第でチェックシートとしても活用できます。例えば、特定のステータスや納品期日のデータを抽出して表示し、処理漏れが起きていないかチェックするシートを作ることができます。

まとめ

受注管理をExcelやGoogleスプレッドシートで行うことで、関数やグラフ機能を活用した業務効率化や、マクロ機能による自動化などが可能になります。

一方、使いこなすには関数やマクロなどの知識が必要で、入力ミスのリスクもあります。しかし、ルールやチェック体制を整えることで、ヒューマンエラーを抑えることができるでしょう。ここで紹介したことを参考にしながら、Excelやスプレッドシートを受注管理に取り入れてみてはいかがでしょうか。

受発注業務の効率化にカシオの「ＢＣ受発注」

カシオのＢＣ受発注は、受発注業務の効率化に最適です。得意先から発注が来るとメールや画面上のアラートでお知らせするので、うっかり忘れることがなくなり、内容を確認したら「受注取り込み」をクリックするだけで販売管理システムに発注データを自動連携できます。

電話やFAX、メールなどバラバラな手段で発注を受ける必要がなくなり、入力にかかる手間も大幅に削減できます。さらに、受注した後の入力ミスも起こらなくなるため、得意先からの信頼もアップするでしょう。

発注を行う得意先は、パソコンやタブレット、スマートフォンから専用ページにアクセスして発注すればよく、得意先ごとの商品マスタも用意できるため、操作は難しくありません。従来の発注方法からの切り替えもお願いしやすくするツールも揃っており、スムーズに受発注業務のDX化を進められるはずです。

以下のページでは、ＢＣ受発注について詳しく紹介していますので、ぜひご覧ください。

https://web.casio.jp/bc-order/