FAXを電子化するメリットや
受発注業務における注意点を解説

1.FAXの電子化とは？

FAXの電子化とは、受け取るFAXの内容をデジタルデータで受信する仕組みのことで、デジタルFAXとも呼ばれます。

インターネットを利用した「インターネットFAX」を利用する方法が一般的ですが、FAX機や複合機に内蔵されている機能で行なうこともあります。インターネットFAXを導入した場合、インターネットに接続されたパソコンやスマートフォンがあれば、どこからでも送受信が可能です。テレワークなどが一般的になってきた昨今、その利便性から注目されています。

受信したFAXデータは、共有フォルダにPDFデータで保存される方式や、電子メールで受信する方式などがあります。なお、受信データは基本的に暗号化されており、情報漏洩などのセキュリティリスクは最小限に抑えられていることも特長です。

2.FAXを電子化するメリット

2-1.到着確認や振り分けが不要になる

FAXを電子化することで、受信した受注内容をパソコンの画面で確認できるようになります。自席から離れずに済むため、受信の度にFAXを確認するために席を立つ必要がありません。送信元より受信の確認電話がかかってきたときも、そのまま自席で対応できます。

そのため、FAXを確認しに行った人や、FAX機の近くにいる人、通りがかった人が他の担当者宛てのFAXを振り分ける必要がなくなり、業務が1つなくなります。特に受信するFAXの量が多い事業所では大きなメリットとなるでしょう。

FAXを電子化すると、受信したFAXは共有フォルダに格納されるか、電子メールで受信できます。各々がそれらを見ればよいため、業務効率向上が期待できます。

2-2.受信したFAX用紙を紛失することがなくなる

FAXを大量に受信する事業所では、自分でFAX機まで探しに行くか、誰かが担当者に振り分ける必要がありました。そのため、間違った担当者のところへ持って行くことや、誰宛てかわからず放置されてしまい、紛失してしまうケースもあったはずです。

また、担当者の手元にFAXがやってきても、後で受注内容を確認しようとデスクに置いておいて、他の書類に紛れて紛失してしまい、処理が漏れるケースもあったのではないでしょうか。

こうした問題は、FAXを電子化することで解決できます。受信したFAXの記録はすべて共有フォルダーや電子メールに残されているので、紛失することがなくなり、いつでも確認できます。

2-3.外出先からもFAXを確認できる

インターネットFAXを使ってFAXを電子化すると、インターネットに接続された端末があれば、外出先からでもFAXの内容を確認できます。

営業担当者が外回り中に受注内容を確認できるようになるため、わざわざ事務所に電話をかけて他の従業員に確認してもらう必要がなくなります。また、テレワーク中でも事業所に到着した受注内容を確認できるようになります。

どこにいても、自分で確認できるようになりますし、確認のために他の従業員の手を煩わせることもなくなるため、業務効率がアップするでしょう。

2-4.データ保管できるようになりペーパーレス化が実現できる

FAXを電子化すると、受信したFAXの内容はデジタルデータで保管できるようになり、ペーパーレス化が可能になります。

例えば、1年前に受信した受注内容を確認したい場合、従来は膨大な書類の中から探し出す必要がありました。しかし、FAXを電子化することで、過去の受信データも簡単に検索できるようになり、労力が大幅に削減できます。

さらに、FAX用紙が不要になるほか、FAXで受信した発注書を保管しておくための場所も不要になるため、棚なども減らせるでしょう。より事務所を広々と使えるようになり、場合によっては賃料も節約できるかもしれません。

3.FAXを電子化する際の注意点

3-1.受信データを自分たちで管理する必要がある

発注書をFAXで受け取った場合、ファイリングしたり、大まかに分けて箱などに保管したりしていたのではないでしょうか。こうしたアナログな方法は、誰にでも簡単にできるメリットがあります。

FAXを電子化した場合、場所を取らず、また検索も容易になりますが、デジタルデータを適切に管理する必要が発生します。保管する場所を共有サーバーやクラウドサーバーの中につくり、発注書などは電子帳簿保存法に対応する為に適切に保管が必要する必要があります。

これらの作業は難しいものではありませんが、保管ルールを決めるなど、一定のデジタルスキルが必要になることも事実です。デジタルスキルに不安がある状況では、躊躇（ちゅうちょ）してしまうケースもあるかもしれません。

3-2.受信した用紙にメモや修正ができない

FAXで受信した発注書にペンで直接メモしたり、納期を記載して返信することができました。しかし、FAXを電子化するとペンで直接書き込むことはできません。

受信したFAXをPDF化していれば、専用のソフトを使いテキストを入力することができます。また、タブレット端末を使ってペンで書き込むことも可能です。しかし、ソフトやタブレット端末を導入するにはコストがかかりますし、紙ほど直感的には扱えません。

4.受発注業務ではFAXの電子化より「受発注システム」の導入がおすすめ

4-1.受発注システムとは？

受発注システムとは、従来、電話やFAXで行っていた受発注業務をインターネット上で行うシステムです。製造業や卸売業におけるDX（デジタル・トランスフォーメーション）の一環として、昨今注目を集めています。

発注側は、インターネットに接続されたパソコンやスマートフォンから必要な商品と個数を選択して発注すればよく、営業時間内に電話で発注する必要がなくなりますし、発注書を書いてFAXする手間もなくなります。

受注側はパソコンの画面で受注内容を確認して、場合によっては販売管理システムに連携させた受注処理ができるようになります。特に、電話やFAXで受注した内容を販売管理システムに手作業で打ち込んでいたケースでは、大幅な省力化が可能になるでしょう。

4-2.受発注システムは業務効率改善に役立つ

受発注システムを導入し、電話・FAX・メールとバラバラになっていた受注経路を1本化することで、受注管理の大幅な効率化が可能になります。業務効率がアップし、より少ない人員で正確な業務が可能になるでしょう。

受発注システムを利用すると、電話での聞き間違いや、FAXのかすれなどによる読み間違い、FAX用紙の紛失による受注漏れなどのミスがなくなります。こうしたヒューマンエラーが多いと会社の信用に関わりますから、受発注システムは得意先からの信用にもよい影響を与えるといえるかもしれません。

また、受注したデータはシステムで一元管理されるため、過去の受注データを簡単に検索できるようになります。FAXをデジタル化するよりもさらに扱いやすく、さらなる業務効率化が可能になるでしょう。

4-3.FAXの電子化より受発注システム導入がおすすめの理由とは？

FAXが初めて実用化されたのは1928年（昭和3年）。あくまで紙で受け取ることを前提とした技術で、インターネットを考慮したものではありません。

FAXを電子化するときは、一般的にPDF形式のファイルか、jpgなどの画像ファイルとして保存されます。そのため、文字や数字のデータにはなっておらず、今までと同様、販売管理システムなどに手でデータを打ち込む必要があります。

OCR（光学文字認識）などのソフトを利用することで、文字をデータ化することは可能ですが、はじめから受発注システムを使えば、文字や数字のデータを直接受け取れます。また、インターネットFAXは、1通信ごとに料金がかかるサービスが多いため、費用の面でも有利とはいえません。

こうした理由から、どうしてもFAXでないと対応できない事情がある場合を除いて、受発注システムの導入を最優先で検討することをおすすめします。

まとめ

FAXを電子化することで、受信確認や振り分けが不要になり、また紛失のリスクも減るなどのメリットが得られます。一方で、新たに受信データを管理する業務が加わることには十分な理解と注意が必要でしょう。

一方、受発注システムを導入することで、受発注データを一元管理できるようになり、業務効率が大幅に向上します。DX時代に合わせ、受発注業務の抜本的な見直しが重要となっている今だからこそ、検討してみてはいかがでしょうか。

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