FAX受注業務を効率化して
人手不足や属人化を解消する方法

1.FAXを使った受発注業務の課題とは？

1-1.到着確認や振り分けが必要

FAXを使って受発注業務を行う場合、発注書がFAXで到着したことを確認しなくてはいけません。自身のデスクのすぐ近くにFAX機がある場合は確認がスムーズですが、そうでない場合はFAX機まで取りに行く必要があります。

特に、得意先からFAXの到着確認の電話があったときは、電話を保留してFAXを取りに行かなくてはならず、業務の手をいったん止めなくてはいけません。毎日の繰り返しとなると、業務の効率に影響を与えます。

多くの事業所では、業務用のFAX機をいくつかの部署で共有しているはずです。そうした場合、FAXの近くにいる人や、FAX機の前を通りかかった人が、自分以外の人宛のFAXも振り分けなくてはいけません。簡単なタスクではありますが、やはり毎日の繰り返しとなると、無視できない労力となります。

1-2.不鮮明なFAXが届くことや、うっかり紛失することがある

FAXは、送信する側と受信する側双方のFAX機の性能や回線の状態により、届くFAXの鮮明度が変わります。そのため、発注側のFAX機が古く、特定の得意先のFAXがいつも不鮮明で読みづらい…といったことが起こります。

届いたFAXが不鮮明だと、書かれている内容を読み間違えて、誤った内容で受注してしまうことも考えられますし、念のため確認の連絡をすることも、業務の効率を下げる一因となります。

また、送られてきたFAXを紛失してしまうことも考えられます。うっかり、いつもと違う場所に置いてしまった、もしくは、他の書類にまぎれてどこかへ行ってしまったなどの経験がある方は少なくないはずです。

1-3.FAXを見ながらの手入力は効率が悪くミスも起こりやすい

FAXで届いた発注書を、紙のままで処理するケースは稀です。たいていの場合、発注書を見ながらキーボードを打ち、販売管理システムなどにデータを手入力しなくてはいけません。

紙に書かれた内容を見ながら、パソコンに入力していく作業は、効率がよくないばかりか、読み間違いや打ち間違いなどのミスを誘発します。間違いがないか確認するためにダブルチェックなどの体制を敷くことが重要ですが、複数の従業員の手を煩わせることになるため、業務効率の観点からは頭の痛い問題です。

1-4.業務が属人化しやすい

FAXを使った受発注業務は、属人化のリスクが比較的高いと考えられます。例えば、得意先からのFAX到着確認の電話が毎度担当者宛にかかってくるケースや、FAXに書かれている内容が担当者しかわからないといったケースが考えられます。また、そもそもFAXで届く発注書は1枚しかないため、その用紙を持っている人しか対応ができません。

業務が属人化すると、担当者が休暇をとっているだけで業務がストップしてしまいますし、異動や退職で引き継ぎが必要になった場合、非常に時間がかかります。配置転換もしづらくなるため、組織の柔軟性も失われがちです。

理想は業務を標準化すること。受発注業務に特定の担当者を設けず、誰でも対応できるようにすることが大切です。そのためには、属人化させないためのルールも必要です。

1-5.受信したFAXを保管する手間がかかる

FAXで受信した発注書は、法人の場合は7年間保管することが義務付けられています。そのため、ファイリングをして、必要なときに確認できるように、社内に保管しておく必要があります。

手間がかかるだけでなく、書類の保管には多くのスペースが必要になるため、倉庫を借りて保管している会社も少なくないはず。日々、多くの注文を受ける事業者にとって、書類の保管は悩みの種と言えるでしょう。

2.FAXを使った受発注業務を効率化する方法

2-1.発注書を統一・単純化する

FAXでの受発注業務を行っている場合、専用の発注書を作り、得意先に配っているケースは多いのではないでしょうか。受発注業務を効率化するためには、この発注書をひとつのフォーマットに統一することが重要になります。

発注書のフォーマットを統一することのメリットは、業務フローがシンプルになり、業務効率がアップするためです。得意先の要望などで複数のフォーマットが存在している場合、得意先に協力を求め、できるだけ統一し、種類を減らしていきましょう。

そして、内容を単純化することも重要です。あまりに細かい内容にしたり、イレギュラーケースにまで対応できるようにしたりすると、発注書の内容は複雑になりがちで、間違えることも多くなります。そのため、大多数の得意先に対応できて、発注側、受注側双方が見やすい、単純なフォーマットにすることが大切です。

2-2.FAXを電子化する

FAXの電子化とは、インターネットなどを使い、FAXの内容をデジタルデータとしてやりとりする仕組みです。デジタルFAXなどとも呼ばれます。

インターネットFAXのサービスを使うのが一般的で、これを利用すると、受信したFAXが紙ではなくデジタルデータとして表示され、届いたFAXは、メールで送られてくるか、PDFなどの形式で共有フォルダ内に蓄積されます。

FAXを電子化すると、FAXを振り分ける手間がなくなり、受信確認の電話連絡があっても、席から立たずに確認できます。また、メールボックスや共有フォルダを閲覧できる従業員であれば、誰でも対応ができるため、業務が属人化しづらくなるメリットもあります。

さらに、受信したFAXデータはデータのまま保存すればよく、発注書をファイリングして保管する手間もなくなるため、ペーパーレス化にも寄与します。用紙を保管するためのスペースも節約でき、倉庫などを借りる必要もなくなるかもしれません。

2-3.OCRとRPAによるテキスト読み取り・自動入力を導入する

FAXを電子化すると可能になることとして、「OCR」と「RPA」があります。

OCR（Optical Character Recognition）は日本語で「光学文字認識」と呼ばれる技術で、書類などに書かれた文字を、スキャナやデジタルカメラで読み取って、テキストデータ化する技術です。

もう一方のRPA（Robotic Process Automation）は、「ロボットによる業務自動化」と言えるもので、これを利用すると、今までパソコンでひとつひとつ行っていた入力などの単純作業を自動で行えるようになります。

このOCRとRPAを組み合わせると、電子化されたFAXをOCRで読み取ってテキストデータ化し、そのテキストデータをRPAで販売管理システムに入力する、といったことが可能になります。

これにより、FAXを目で見て、キーボードを手打ちする手間がなくなり、業務の省力化が可能になります。今までと同じ人数ならより高速に処理できるようになり、より少ない人数でも従来と変わらない受発注を処理できるようになります。これらの効率化は、人手不足への対策としても有効です。

3.理想は「脱FAX」と「受発注システム」の導入

3-1.脱FAXを可能にする受発注システムとは？

FAXの電子化とOCRの導入、さらにRPAによる自動化は、FAXを利用した受発注業務を大幅に省力化します。しかし、完全な自動化はまだ難しいと考えられます。

これは、発注書を得意先が手書きしている場合や、FAXにかすれがある場合、OCRが正しく認識できないことがあるためです。そのため、OCRでテキストデータ化した内容は、一度、人がその内容をチェックする必要があります。

そうした問題を解決する方法として、近年「受発注システム」が注目されています。これは、商品の受発注を行うための専用システムで、発注側はインターネットに接続されたパソコンやスマートフォンから、オンラインで発注できます。

受注側も、パソコンの専用画面などで受注を確認でき、システムによってはそのまま販売管理システムにデータを連携できるため、FAXを見ながらキーボードを打つ必要がありません。これまで電話やFAX、メールなどで行ってきた受発注業務を受発注システムに統一すれば、受発注業務の効率化は飛躍的に高まるでしょう。

3-2.受発注システムを導入するメリットとは？

受発注システムを導入するメリットは、FAXを見ながらキーボードで受注内容を打ち直す必要がなくなること以外にもあります。代表的なメリットは次のようなものです。

　・ 受発注業務がシンプルになる
　・ ペーパーレス化によりコストが削減できる
　・ 打ち間違い、読み間違いがなくなる
　・ 情報の一元管理ができる

受発注システムを導入し、受発注の方法を1本化すると、受発注業務がシンプルになります。すべての受発注がパソコン上で確認できるため、電話をする必要やメールを確認する必要がなくなり、より効率的になります。

また、FAX用紙を管理する手間もなくなり、受信用のFAX用紙とトナーが節約できます。発注書を得意先に配布する必要もなくなるため、印刷代などのコストも削減でき、不要になった用紙をシュレッダーにかける手間も大幅に減らせます。用紙が減れば、業者に不用紙の溶解処理を依頼するコストも削減できるでしょう。

また、発注情報はデータ化された状態で到着するため、紙や画面を見ながらキーボードで受注内容を打ち込む必要がほとんどなくなります。販売管理システムと連携できる受発注システムを選べば、さらなる業務のスピードアップが可能です。

そして、受発注の情報が受発注システムで一元管理できることも見逃せないメリットです。過去の受注内容の確認が必要なときも、書類棚に向かう必要がなく、システムを操作するだけで簡単に確認できます。

3-3.受発注システムは「人手不足」や「属人化」の解消にも有効

受発注システムは、人手不足や業務の属人化の解消にも有効です。前述のとおり、受発注システムを導入することで、受発注業務全体がシンプルになります。注文を入力する手間や、書類の管理に必要な労力が削減されるため、業務が大幅に省力化されるでしょう。

業務が省力化されることで、同じ業務量を少ない人数で行えるようになるため、人手不足の解消にも大きく貢献するはずです。また、同じ人数で業務にあたる場合は、時間外労働時間の削減も可能になるでしょう。

そして、受発注システムを利用すると、システムにアクセスできるすべての従業員が同じ受発注データを確認できるようになります。また、受発注データは商品名と個数がはっきりとわかるため、得意先からの問い合わせがあった場合に、担当者でなくても同じ様に対応ができるようになります。

このように業務が標準化されることで、特定の担当者に負担が偏ることがなくなります。事業の状況に応じた人員配置の転換も容易になり、より柔軟で競争力のある組織を実現できるでしょう。

まとめ

FAXによる受注業務は、FAXの到着確認や振り分けに手間がかかることや、ヒューマンエラーが起こりやすいこと、手入力作業が必須となることなどの課題があります。これらを解決するには、FAXを電子化し、OCRやRPAを活用する方法がよいでしょう。

しかし、より抜本的な解決策は、受発注システムの導入です。受発注システムを活用すれば、受発注業務のペーパーレス化と省力化が実現でき、ヒューマンエラーの排除や、情報の一元管理なども可能になります。

FAX受注業務の効率面での課題に悩んでいる企業は、ぜひ受発注システムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

受発注業務の効率化にカシオの「ＢＣ受発注」

カシオのＢＣ受発注は、受発注業務の効率化に最適です。得意先から発注が来るとメールや画面上のアラートでお知らせするので、うっかり忘れることがなくなり、内容を確認したら「受注取り込み」をクリックするだけで販売管理システムに発注データを自動連携できます。

電話やFAX、メールなどバラバラな手段で発注を受ける必要がなくなり、入力にかかる手間も大幅に削減できます。さらに、受注した後の入力ミスも起こらなくなるため、得意先からの信頼もアップするでしょう。

発注を行う得意先は、パソコンやタブレット、スマートフォンから専用ページにアクセスして発注すればよく、得意先ごとの商品マスタも用意できるため、操作は難しくありません。従来の発注方法からの切り替えをお願いしやすくするツールも揃っており、スムーズに受発注業務のDX化を進められるはずです。

以下のページでは、ＢＣ受発注について詳しく紹介していますので、ぜひご覧ください。

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