受注管理システムの特長と
サービス選びの注意点とは？

1.受注管理システムとは？

受注管理システムとは、得意先からの受注を効率的に管理するシステムのことです。物流や流通業界、また卸売業などのDX（デジタル・トランスフォーメーション）の一環として注目を集めています。

これまで受注には、電話やFAX、メールなどの手段が使われてきました。しかし、電話の場合は聞き間違い、FAXの場合は読み間違いによるヒューマンエラーが発生する問題があり、かつ受注経路がいくつかに分かれていることが、業務上の負担になっていました。

受注管理システムでは、インターネットを介して、得意先が入力した内容をそのままデータで受け取れます。システムを介してすべての受注を行えば、受注データを一元管理できるようになり、そのための手間も非常に少なく済みます。さらに、販売管理システムとの連携など部分的な自動化も可能になるため、業務の省力化にも期待が持てます。

2.受注管理システムの特長

2-1.発注情報の一元管理が可能に

受注管理システムを導入し、電話やFAX、メールなどバラバラになっていた受注手段を一本化することで、受注データを一元管理できるようになります。

電話やFAXで受注する場合は、基本的に発注書が必要でした。そのため、過去の受注内容を確認しなくてはいけないとき、紙の状態で保管されている古い発注書を探すだけでも一苦労だったはずです。

しかし、受注管理システムを使えば、簡単なパソコン操作で過去の受注内容も検索できるようになります。業務がシンプルになるため、より少ない労力で受注管理ができますし、浮いた時間で今まで時間外に行わざるを得なかった他の業務を行うこともできるでしょう。

2-2.ヒューマンエラーを抑制できる

受注管理システムの導入は、ヒューマンエラーの抑制にも効果を発揮します。これまでのように電話やFAXで受注する場合、聞き間違いや、FAXのかすれなどによる読み間違い、FAX用紙の紛失などのヒューマンエラーが起こることがありました。

しかし、受注管理システムを利用すると、発注側が入力した商品名や商品数などのデータがそのまま届くため、受注側のミスによる聞き間違いや読み間違いは起こりません。また、電話で受注内容を聞きながらメモを取ったり、FAXを見ながらパソコンのキーボードを打ったりする必要がなくなるため、ヒューマンエラーを抑制しつつ、業務の省力化も可能になります。

2-3.受注業務の効率化・省力化に貢献する

受注管理システムを導入することで、受注業務の効率化・省力化が可能になります。

これまでは、かかってくる受注の電話への対応と、到着したFAXの振り分けと確認、そして次々届くメールボックスのチェックを行う必要がありました。しかし、受注を受注管理システムに一本化すると、受注画面のみをチェックすればよくなります。

電話対応のために他の業務を中断したり、FAXの確認のために席を立ったりする必要がなくなり、自分の席に座ったままでの受注管理が可能です。また、受注内容をすぐに確認する必要がなくなるため、例えば午前中と夕方にのみ受注の処理を行うといったことも可能になります。これにより、他の業務に集中しやすくなり、業務全体が効率的になるでしょう。

今までと同じ業務量と同じ人数で行うのであれば、より早く業務を終えられるようになり、同じ業務を同じ時間で行うのであれば、より少ない人数でこなせるようになるため、時間外労働時間の削減や、省人化も可能になります。

2-4.受注業務のペーパーレス化に寄与する

受注管理システムを利用すると、受注業務がペーパーレスで行えます。発注側はパソコンやスマートフォンを操作して必要な商品と数を入力すればよく、受注側もパソコンの画面上で内容を確認して、そのままパソコン上で処理することで業務が完結します。

これまで電話で受注内容を聞きながら書いていたメモや、FAXで送られてきた発注書などはすべて不要になり、書類を保管しておく必要もなくなるため、発注書などをファイリングしておく必要がありません。

書類を保管するために使っていたスペースも不要となる他、不要になった用紙をシュレッダーにかける手間もなくなるため、業務の省力化につながります。事業所の移転などにも強くなり、より柔軟な経営が可能になるでしょう。

3.受注管理システム選びの注意点

3-1.自社が必要とする機能があることを確認しよう

受注管理システムにはさまざまな機能があります。選ぶシステム、サービスによって利用できる機能は異なるため、最初に自社の業務要件を洗い出すことが大切です。

一般的に、どの受注管理システムでも管理や検索などの基本的な機能は共通しています。しかし、発注側である得意先が操作する画面のカスタマイズ機能などは異なります。また、受注管理システムで請求書の発行までできるシステムもあれば、販売管理システムと連携させることで真価を発揮するシステムもあります。

まず、自社の業務フローを洗い出し、受注管理システムで自動化できる部分をリストアップしましょう。そのうえで、自社のニーズに合った、使いやすい受注管理システムを選ぶことが大切です。

3-2.受注・発注双方の操作性を事前にチェックしよう

受注管理システムは、製品ごとにインターフェースが異なり、操作性も異なります。業務で毎日利用するシステムなので、操作性がよく、使いやすいシステムを選ぶことが大切です。使いづらいと、生産性が思ったように上がらないこともあります。

また、得意先にも利用してもらうシステムなので、発注画面の操作性に問題がないことも確認しましょう。パソコン操作が苦手な人でも迷わず使えるシステムでないと、得意先に使ってもらえず、受注管理システムを使わずに受注するイレギュラーケースを多く生み出し兼ねません。そうすると、業務効率化は難しくなります。

製品によってはトライアル期間や無料期間が設けられているので、実際の操作性や使い勝手を導入前に確認しましょう。実際に業務に利用するパソコンなどの端末で利用してみることで、実践的なシミュレーションが可能です。

3-3.保証やサポート体制が充実していることも重要

受注管理システムは、これまで電話やFAX、メールなどで行っていた受注をすべて置き換える、非常に重要なシステムです。信頼性がなにより大切になるため、信頼できるメーカーの受注管理システムを選ぶことをおすすめします。

まず、サービス提供元が用意しているトラブル時のサポート体制を確認しましょう。さらに、操作についてのアフターサポートも受けられるのであれば、パソコン操作に自信がない場合も安心して利用しやすくなるはずです。

3-4.導入前に初期費用と運用コストを確認しよう

受注管理システムを導入する際は、システム導入費用などの初期費用がかかるものが多くなっています。また、クラウド型は毎月の利用料が必要となり、受注量によって利用料が変動するものもあります。

そのため、自社に導入した場合に実際にどのくらいの利用料がかかるかを事前にシミュレーションし、確認しておくことが大切です。そのうえで、受注管理システムを導入することが費用対効果の面で見合うかを、コスト意識を持って検討する必要があります。

まとめ

受注管理システムは、業務効率化やコスト削減、得意先満足度向上を実現するための重要なツールです。サービスを選ぶ際には、必要な機能、操作性、導入費用、サポート、実績などを比較検討し、自社に最適なシステムを選ぶことが大切になります。

受注管理システムの導入は、業務効率化とコスト削減を実現するための鍵となります。今すぐ自社の業務を見直し、最適なシステムを導入して、競争力を高めましょう。

受発注業務の効率化にカシオの「ＢＣ受発注」

カシオのＢＣ受発注は、受発注業務の効率化に最適です。得意先から発注が来るとメールや画面上のアラートでお知らせするので、うっかり忘れることがなくなり、内容を確認したら「受注取り込み」をクリックするだけで販売管理システムに発注データを自動連携できます。

電話やFAX、メールなどバラバラな手段で発注を受ける必要がなくなり、入力にかかる手間も大幅に削減できます。さらに、受注した後の入力ミスも起こらなくなるため、得意先からの信頼もアップするでしょう。

発注を行う得意先は、パソコンやタブレット、スマートフォンから専用ページにアクセスして発注すればよく、得意先ごとの商品マスタも用意できるため、操作は難しくありません。従来の発注方法からの切り替えをお願いしやすくするツールも揃っており、スムーズに受発注業務のDX化を進められるはずです。

以下のページでは、ＢＣ受発注について詳しく紹介していますので、ぜひご覧ください。

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