インターネットFAXとは？
メリットやサービスの選び方を解説

1.インターネットFAXとは？

1-1.インターネット回線を使ったFAXの送受信サービスのこと

インターネットFAXとは、インターネット回線でFAXの送受信を行うサービスのことです。オンラインFAXやWebFAX、デジタルFAXやクラウドFAXなどと呼ばれることもあります。

インターネットFAXを利用すると、インターネットに接続したパソコンやスマートフォンなどからFAXの送受信が可能になります。従来のFAX機や電話回線は不要です。

また、従来はパソコンに入っているPDFなどのデータをFAXで送りたい場合、一度プリンターで印刷してからFAX機で送る必要がありました。しかし、インターネットFAXであれば印刷する必要がなく、しかも印刷しないぶん画質が劣化しづらいメリットがあります。

1-2.インターネットFAXの仕組み

インターネットFAXは、サービス事業者のクラウドサーバーを利用して送受信を行います。

インターネットFAXを送信する場合、まずはパソコンなどからインターネットFAXのサービスサイトにデータをアップロードします。すると、クラウドサーバー上で電子信号に変換され、電話回線を経由して相手のFAX機に届く仕組みです。

反対に、一般のFAX機から送られたFAXを、インターネットFAXで受信することもできます。この場合は、先ほどとは反対に、クラウドサーバー上でFAXが画像データに変換されパソコンで確認できる仕組みです。

なお、インターネットFAXに届いた画像データの確認方法は、クラウド上で確認できるタイプや、メールで送られてくるタイプなどがあります。サービスによっては好みの設定を行うことも可能です。

2.インターネットFAXのメリット・デメリット

2-1.席を立たずにFAXを確認できる

インターネットFAXを利用すると、受信したFAXはパソコンの画面で確認できるようになります。そのため、今までのようにFAXを確認するために席を立つ必要がありません。得意先からFAXの到着確認の電話があっても、そのまま自席のパソコンで確認可能です。

従来は、FAXを確認しに行ったときや、FAXの前を通りかかったときに、自分のFAXを取るだけでなく、届いているFAXを担当者あてに配る必要がありました。そうした雑務的な作業がなくなるため、より効率的に仕事ができるようになるでしょう。

2-2.外出先でもFAXを確認できデータ管理もしやすい

インターネットFAXを利用すると、インターネットに接続されたパソコンやスマートフォンから、外出先でもFAXの内容を確認できます。

例えば、営業担当者が外回りをしている最中や、テレワーク中でもFAXを確認できるため、事務所に電話をかけてFAXの内容を確認してもらう必要がなくなります。

また、受信したデータはクラウドサービス上に保管されるため、送受信したFAXをなくしてしまうことがありません。うっかりFAXを捨ててしまって再送をお願いする…といった手間がなくなります。

2-3.通信費とペーパーレス化の両方でコスト削減ができる

インターネットFAXは受信費が無料のサービスが多くなっています。また、送信費用が一定数まで無料のサービスもあります。一方で月額費用はかかりますが、電話回線を利用した従来のFAXに比べるとコストを抑えられる可能性が高いでしょう。

また、FAX機本体を購入する必要がなくなり、FAX用紙やインク、トナーなども不要となるため、消耗品のコストを削減できます。また、重要な情報が書かれたFAXをシュレッダーにかける手間もなくなります。

2-4.インターネットFAXのデメリット

インターネットFAXにもデメリットが存在します。例えば次のようなものです。

• 手書きの書類を送るときはスキャンが必要
• FAX機に比べて直感的に使えない
• インターネット回線が必須
• 通信コストが高くなるケースがある

手書きのFAXを送るときは、従来のFAX機のほうがスピーディーです。また、従来のFAX機のほうが、直感的に操作できると感じる人も多いかもしれません。パソコン操作が苦手な方は、インターネットFAXに慣れる必要があります。

また、インターネット回線がない場合はインターネット回線を契約する必要があります。そして、月額費用が高額なインターネットFAXの場合、送受信枚数が少ないと元が取れず、従来のFAX機よりコストが高くなってしまうことがあるので注意が必要です。

3.インターネットFAXの選び方

3-1.毎月の送受信回数に合ったサービスを選ぼう

インターネットFAXには、大量の送受信を想定したサービスと、少量の送受信を想定したサービスがあります。例えば、毎月1,000枚以上をFAXで送受信するような場合と、毎月100枚も送受信しない場合では、選ぶサービスが変わってくるのです。

大量に送受信をする場合は、大規模向けの料金プランがあるサービスを選びましょう。月額料金が高額な代わりに、送受信が無料に設定されているなどのメリットがあります。

毎月100枚程度であれば、小規模向けの料金プランのあるサービスを選びましょう。こちらは月額利用料が安く抑えられている代わりに、送受信の無料枠は100枚程度と少なめです。

自社にあった規模感のサービスを選ぶことが、コストを抑えるためのコツとなるため、利用状況に合ったインターネットFAXを選びましょう。

3-2.希望のFAX番号を利用できるかを確認

インターネットFAXで受信する場合、専用のFAX番号（電話番号）が付与されます。FAX番号は、IP電話の「050」で始まるものや、「03」「06」などの市外局番を選べるものなどがあります。

多くのサービスが、「050」や「03」「06」などから選べるようになっていますが、中には全国の主要都市の市外局番を選べるサービスもあります。また、既存番号をそのまま生かせるサービスもあるので、使いたい番号がある場合は事前の確認が必要です。

3-3.業務効率向上に役立つ機能があるか

インターネットFAXサービス事業者によっては、業務効率化を支援するための機能を充実させていることがあります。例えば、送受信したFAXを、送信者や受信日時で自動的にフォルダ分けできる機能があると、過去のデータが探しやすくなり効率的です。

また、「対応済」や「処理中」などステータスで管理できる機能があれば、処理漏れをなくすことができるでしょう。特に受信するFAXの数が多い場合は、このような機能に注目して選ぶことで、使い勝手が飛躍的に向上します。

4.受注業務の効率化なら「受発注システム」の検討も

4-1.インターネットFAXよりも効率化が可能になる受発注システムとは？

受注業務を効率化させたいなら、インターネットFAX以上に効率化できる「受発注システム」も検討しましょう。

受発注システムは、受発注業務をインターネットで行うシステムです。発注側（得意先）は、パソコンやスマートフォンから必要な商品と個数を選択して発注すればよく、電話やFAXで発注する必要がありません。

受発注システムには販売管理システムと連携できるサービスがあり、そういったものを選ぶと、受注内容を販売管理システムに手入力する必要がなくなるため、業務が効率化できます。

4-2.受発注システムの導入で業務負担とヒューマンエラーを減らせる

受発注システムは、受注業務の負荷を減らし、ヒューマンエラーも軽減します。

これまで電話・FAX・メールなどで行っていた受注を受発注システムに一本化することで、電話がかかってくるたびに対応したり、こまめにFAXを確認したりといった手間がなくなります。受注データの処理を、例えば午前中一回、午後一回といったようにまとめて行うこともできるため、業務負担を大幅に減らせるはずです。

また、電話での聞き間違いや、手書きFAXが原因の読み間違いもなくなり、受注ミスを減らせます。このことは、得意先からの信用にも良い影響を与えるはずです。

まとめ

インターネットFAXは、コスト削減や業務効率化に貢献する便利なツールです。ペーパーレス化にもつながり、環境に優しいメリットもあります。

インターネットFAXの導入を検討する際は、自社の利用状況に合ったサービスを選びましょう。また、受注業務の効率化を目指すなら、受発注システムの導入も検討することをおすすめします。

ぜひ今回の情報を参考に、業務効率化に役立つツールを導入し、生産性の向上を目指しましょう。

受発注業務の効率化にカシオの「ＢＣ受発注」

カシオのＢＣ受発注は、受発注業務の効率化に最適です。得意先から発注が来るとメールや画面上のアラートでお知らせするので、うっかり忘れることがなくなり、内容を確認したら「受注取り込み」をクリックするだけで販売管理システムに発注データを自動連携できます。

電話やFAX、メールなどバラバラな手段で発注を受ける必要がなくなり、入力にかかる手間も大幅に削減できます。さらに、受注した後の入力ミスも起こらなくなるため、得意先からの信頼もアップするでしょう。

発注を行う得意先は、パソコンやタブレット、スマートフォンから専用ページにアクセスして発注すればよく、得意先ごとの商品マスタも用意できるため、操作は難しくありません。従来の発注方法からの切り替えをお願いしやすくするツールも揃っており、スムーズに受発注業務のDX化を進められるはずです。

以下のページでは、ＢＣ受発注について詳しく紹介していますので、ぜひご覧ください。

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