受発注を自動化して業務改善を進める方法を
ご紹介

1.受発注業務の「自動化」が必要な理由

1-1.受発注業務は手間と時間がかかる

従来の受注業務は、電話やFAX、メールでの対応が中心でした。得意先からの発注内容を電話で聞く、もしくは手書きでメモを取って受注伝票を作成するといった流れが多くの企業で一般的だったのではないでしょうか。

しかし、この方法には多くの課題がありました。例えば、得意先からの発注や問い合わせが集中する時間帯は、電話やFAX、メールの対応に追われてしまい、他の業務が進まない状況に陥りがちでした。また、電話で聞いた内容や手書きのメモを元に受注伝票を作成する作業も、時間がかかり業務を圧迫しがちでした。

こうした労力は、受注が増えるほど大きくなります。そのため、残業などの時間外労働時間が長くなってしまい、せっかく受注が増えても現場の士気が上がらない…といったことが起こり得ます。こうしたことから、受発注業務を自動化して、手間と時間を節約する必要があるのです。

1-2.業務が属人化しやすく、ミスも起こりやすい

受発注業務は、業務が「属人化」しやすいことも課題といえます。特に、得意先との電話連絡が多くなると、担当者ひとりだけが状況を把握しているといったことになりがちです。そうすると、業務がブラックボックス化してしまい、他の従業員では対応できなくなってしまいます。

業務が属人化すると、担当者の不在時に対応ができず、かえって得意先に迷惑をかけることにもなり得ます。また、担当者の異動や退職時に引き継ぎがスムーズに進まないことも問題です。こうした状況は、業務効率が低下するだけでなく、企業の成長を阻害する要因にもなりかねません。

また、電話やFAXでの受発注業務は、聞き間違いや読み間違いなどのヒューマンエラーが起こりがちです。さらに、受注内容を販売管理システムなどに入力する際に打ち間違えることもあるでしょう。こうした特性からも、できるだけ自動化することが望ましいのです。

2.受発注業務で自動化できる工程とその方法

2-1.受発注業務で自動化できる作業とは？

受発注業務には、自動化・半自動化できる部分と、自動化できない部分があります。具体的には、以下のような工程・作業の自動化・半自動化が可能です。

【自動化・半自動化できる可能性がある作業】
• 受注
• 納期の連絡
• 販売管理システムへの受注内容の入力
• 得意先からの発注履歴の確認への対応
• 納品書および売上伝票の作成

これらの作業を自動化・半自動化することで、担当者の負担を大幅に軽減し、業務効率を向上させることができます。また、人為的なミスを減らし、より正確な受発注業務を実現できます。

全自動とは行きませんが、上記のような作業だけでも自動化・半自動化することで、業務効率の改善やコスト削減に大きく貢献するはずです。次からは具体的な自動化の方法を紹介します。

2-2.自動化の方法その1：「受発注システム」を導入する

受発注システムは、インターネットを利用して受発注業務を行うためのシステムです。パソコンやスマートフォンから得意先が発注し、そのデータをインターネットを介して受け取る仕組みになっています。

これまで、電話やFAX、メールなどで行っていた受発注業務をシステムに1本化することで、業務がシンプルになります。システムを通して受注した内容は、後からまとめて処理できるため、午前と午後の1日2回だけ集中して受注業務を行う…といったことも可能です。仕事の手を止めて電話対応したり、FAXの到着確認のために何度も席を立ったりといったことがなくなるため、目の前の仕事に集中できます。

重要なのは、販売管理システムと連携できる受発注システムを選択することです。そうすることで、受注データをそのまま販売管理システムに反映させる「半自動化」が可能となり、手作業での入力がほぼ不要になります。打ち間違いによるミスがなくなるので、さらに業務が円滑になります。

2-3.自動化の方法その2：「BtoB ECサイト」を開設する

BtoB ECサイトとは、企業間取引をオンラインで行うためのWebサイトのことです。BtoB ECサイトを導入した場合、得意先はネットショッピングと同じ要領でECサイトから発注することとなり、電話やFAX、メールでの受発注業務が不要になります。

発注履歴はシステム上で一元管理できるため、過去の発注に関する問い合わせは原則としてなくなります。また、得意先情報もECサイトに保管されるため別途管理する必要がありません。受注側が必要な作業は大幅に減り、受発注業務の省力化が可能になります。

なお、BtoB　ECサイトには、Webサイトを得意先のみに公開するクローズド型と、世間一般に公開するオープン型がありますが、オープン型にすることで、新たな得意先層へのアプローチが可能になり、販路拡大にもつながるでしょう。

3.受発注を自動化する際の検討ポイント

3-1.必要な機能と業務との親和性、そしてコストを考慮する

受発注業務の自動化を検討する際には、必要な機能と自社の業務との親和性、そしてコストを考慮することが重要です。

受発注システムやBtoB ECサイトを導入することで、インターネットを利用した受注に切り替わり、過去の発注を得意先自ら確認できるようになります。しかし、それ以外の機能、例えば、販売管理システムとの連携や、請求書発行機能などは、利用するシステムやサービスによって異なります。

業務との親和性も重要です。システムの操作性が自社の業務フローに合っているか、既存のシステムとの連携が可能かといった点を確認する必要があります。使いにくいシステムを導入しても、かえって業務効率が低下してしまうでしょう。

コストも十分考慮しましょう。初期費用だけでなく、ランニングコストや保守費用なども含めた総コストを把握し、自社の予算に見合ったシステムを選ぶことが重要です。特にBtoB ECサイトは、規模が大きくなると出荷体制を増強する必要があるため注意が必要です。

3-2.コストを抑えながら自動化するなら「受発注システム」

小規模な企業や、予算を抑えたい企業にとっては、受発注システムがおすすめです。クラウド型の受発注システムであれば、初期費用を抑え、月額料金制で利用できるものが多く、スモールスタートしやすいというメリットがあります。

また、受発注システムは、既存の販売管理システムや基幹システムとの連携が可能なものが多いため、導入後もスムーズに運用できるというメリットもあります。

3-3.規模にもよるが「BtoB ECサイト」は一定の投資が必要

BtoB ECサイトは、得意先のみが利用できるクローズド型と、インターネット上で一般に公開するオープン型があります。特にオープン型は初期費用、ランニングコストともに高額になりやすいため、ある程度の規模の企業や、予算に余裕のある企業に向いています。

しかし、BtoB ECサイトには、得意先管理の効率化や、販路拡大など、受発注システムにはないメリットも多くあります。そのため、長期的な視点で見た場合、投資に見合う効果が期待できる可能性もあるでしょう。

まとめ

受発注業務の自動化は、業務効率化やコスト削減だけでなく、企業の成長にもつながる重要な取り組みです。自社の課題やニーズに合わせて、受発注システムやBtoB ECサイトを導入し、業務改善を進めていきましょう。

無料トライアルやデモなどを活用して、自社に合ったシステムを探してみてください。

受発注業務の効率化にカシオの「ＢＣ受発注」

カシオのＢＣ受発注は、受発注業務の効率化に最適です。得意先から発注が来るとメールや画面上のアラートでお知らせするので、うっかり忘れることがなくなり、内容を確認したら「受注取り込み」をクリックするだけで販売管理システムに発注データを自動連携できます。

電話やFAX、メールなどバラバラな手段で発注を受ける必要がなくなり、入力にかかる手間も大幅に削減できます。さらに、受注した後の入力ミスも起こらなくなるため、得意先からの信頼もアップするでしょう。

発注を行う得意先は、パソコンやタブレット、スマートフォンから専用ページにアクセスして発注すればよく、得意先ごとの商品マスタも用意できるため、操作は難しくありません。従来の発注方法からの切り替えをお願いしやすくするツールも揃っており、スムーズに受発注業務のDX化を進められるはずです。

以下のページでは、ＢＣ受発注について詳しく紹介していますので、ぜひご覧ください。

https://web.casio.jp/bc-order/