酒の卸売・小売業で受発注システムを導入するメリットとは？

1.酒の卸売・小売業に受発注システムが必要な理由

酒の卸売・小売業は取り扱う商品数が多く、従来のアナログな管理方法では、効率的な運営が難しくなってきています。なぜ受発注システムが今の酒類卸売・小売業に不可欠なのか、具体的な課題を通じて解説します。

1-1.商品数が非常に多い

酒の卸売・小売業では、ビール、清酒、焼酎、ワインなど、多様な商品を扱います。メーカーや商品名、容器の種類（瓶・缶・樽）、容量などのバリエーションも多いため、例えば「ビールを〇つ頼みたい」とだけ言われても、注文内容を正確に把握できません。

電話やFAXなどでの注文が曖昧な場合、商品名や容量などを細かく確認する必要があります。さらに、メールなどでも受注している場合は、それぞれを集計するのも大変な作業です。

受発注システムを利用すると、得意先はパソコンやスマートフォン（以下、スマホ）から商品を指定して発注するため曖昧さがなくなります。聞き間違いもなくなるので、自社はもちろん得意先にとってもメリットがあります。

1-2.深夜の受注が少なくない

アルコールを提供する飲食店は、営業時間が深夜帯に及ぶことも少なくありません。そのため、発注は営業終了後の深夜になりがちで、留守電に録音されるケースも多くなります。

留守電の書き起こしは、かなり手間がかかる作業です。内容が聞き取りにくい場合は得意先に確認する必要がありますが、夜の営業が中心の得意先の場合、連絡を取るのが難しく確認作業が滞りがちになります。

これらの課題を解決するため、受発注システムの導入は有効です。得意先は24時間いつでも発注でき、受注内容はデータとして記録されます。留守電の書き起こしや確認作業の負担がぐっと軽減され、不明瞭な注文が減り、ミスも起こりづらくなります。

1-3.大型チェーンやECサイトとの競争

最近は大型チェーンやECサイトが次々と参入してきています。こうした企業は、ITを駆使してスピーディーな対応を行っており、顧客に安定したサービスとリーズナブルな価格を提供しています。

一方、小規模な事業者はデジタル化が進んでいないのが現状です。FAXや電話での受注では効率化に限界があり、大型チェーンやECサイトとの競走が難しいケースが少なくありません。

受発注システムを導入すれば、DX化による業務効率アップの第一歩となります。ミスを減らしスピード感あるサービスが提供できるようになるため、コスト削減にも役立ちます。結果的に、価格競争力がアップし、大型チェーンやECサイトに得意先が流れることを防げます。

2.酒の卸売・小売業者が受発注システムを導入する4つのメリット

受発注システムは競争力を高めるためのデジタルツールです。業務効率化やミスの削減など、いくつものメリットが見込めます。この章では、システム導入によってもたらされる代表的なメリットについて説明します。

2-1.業務の効率化

受発注システムを導入することで、これまで時間と手間がかかっていた受注作業を大幅に効率化できます。

電話やFAXなどで受注した内容の書き起こしが必要なくなるほか、深夜の受注もシステムが対応するので、翌朝に留守電に録音された内容を書き起こす必要もありません。浮いた時間は他の重要な業務に集中する時間に当てられるため、生産性の向上が期待できるでしょう。

2-2.ヒューマンエラーの防止

受発注システムを使うことで、電話や留守電の聞き間違いや、FAXからの転記ミスが起きなくなります。さらに、得意先がFAXを誤送信することもなくなるため、「あれが届いてないよ！」と急な連絡が入ることも大幅に減るでしょう。

また、ミスによるフォローのために慌てて納品に行くことも少なくなるため、より業務を安定的かつ効率的に行える環境が作れます。

2-3.顧客満足度の向上

受発注システムを利用する場合、得意先はスマホやパソコンから24時間好きなときに発注できます。そのため、遅い時間まで営業している飲食店にとっては発注作業がぐっと楽になるはずです。

さらに、新商品や季節商品の情報をタイムリーに伝える機能がある受発注システムを導入すれば、営業スタッフが説明したりチラシを配ったりしなくても商品の存在を知ってもらえます。また、発注画面に商品の説明を詳しく掲載することで、得意先が問い合わせをする必要もなくなります。

こうした特性は得意先の満足度を高めることにつながります。受発注システムの導入は、得意先の気持ちをつかむ絶好のチャンスと言えるでしょう。

2-4.コスト削減

業務の効率化はコスト削減に直結します。手作業による非効率な作業を減らし、ヒューマンエラーによるロスを減らすことで、時間外労働を減らせるはずです。そうすれば、人件費の削減にもつながります。

ペーパーレス化により注文用紙を作成するコストやFAX用紙代も抑えられます。さらに、過去の注文用紙を保管するファイルや、ファイルを保管する棚なども不要になるため、経費が減り利益の増加につながるでしょう。

3.受発注システムを選定するポイント

システム導入の成功は、選び方次第とも言えます。ここでは、自社にとって最適なシステムを見極めるためのポイントを実務的な観点から解説します。

3-1.業務に必要な機能があるか

受発注システムが、酒の卸売・小売業に適応できるかを確認しましょう。

例えば、大量の商品をわかりやすく掲載するため、ビールや清酒、ワインなどのカテゴリーを設定できるか、得意先がよく発注する商品を先頭に表示する個別カスタマイズ機能があるかなど、実用的な機能が備わっていることをチェックしましょう。

もし、酒の卸売・小売業での導入実績が豊富な受発注システムがあれば、業界ならではのニーズに対応できるシステムである可能性が高いでしょう。他社の事例も参考にしつつ、信頼できるシステムを選びましょう。

3-2.自社・得意先双方がスムーズに利用できるか

受発注システムは自社と得意先の双方にとって使いやすいことが重要です。

使いやすい受発注システムなら、自社内での教育コストを最小限にできます。直感的に使えるシステムであれば簡単なマニュアルを用意すればよく、パソコン操作が苦手な社員でも迷わずに使えるでしょう。

得意先にとって使いやすいことはさらに重要です。得意先の中には、パソコン操作が苦手な人や、複雑な操作を覚える時間を割けない人もいます。そのため、スマホやタブレットからもタップ操作で簡単に利用できて、シンプルで直感的に理解できるインターフェースであることが求められます。

使いやすいシステムであれば、導入に同意してくれる得意先が増えます。また、使い方についてフォローをする手間も少なくなります。導入前に試用できるシステムの場合は、実際の使い勝手をチェックすることをおすすめします。

3-3.十分な費用対効果が見込めるか

受発注システムの導入にはコストがかかります。必要な費用は導入システムによって異なりますが、初期費用や月額費用に見合う効果があるかを見極めることは重要です。

受発注システムを導入することで、どの程度コストを削減できるか、業務効率を改善できるかなどを分析し、長期的な視点で考えることが成功のカギとなります。

また、営業時間中のトラブルをスムーズに解決できるよう、導入後のサポート体制が充実しているシステムを選ぶことも大切な観点と言えます。

4.まとめ

受発注システムを導入することで、受注業務におけるミスを削減し、業務全体を効率化できます。特に酒類は商品数が多いため大きな効果が見込めます。

また、受注が深夜になることが少なくない酒の卸売・小売業においては、得意先が24時間いつでも発注できることも大きなメリットとなるでしょう。留守電に録音された受注内容の書き起こしも不要になるため、この点でも業務を大幅に効率化できるはずです。

ここで紹介したメリットやポイントを参考に、自社に適した受発注システムをぜひ検討してみてください。

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得意先が専用ページから行った発注は一元管理され、発注があると、即座にメールやダッシュボード上に通知が届くため、発注の見落としがなくなります。また、得意先がよく発注する商品を先頭に配置するなど個別カスタマイズも可能なため、商品数の多い酒類でも得意先が迷うことがなくなります。

発注内容を確認した後は、「受注取り込み」機能で、販売管理システムにデータ連携が可能。手作業を減らすことで、データ入力の手間やミスを大きく減らせます。発注を受けたものを確実に納品できるようになり、顧客満足度も高まることでしょう。

以下のページでは、ＢＣ受発注について詳しく紹介しています。検討の参考にぜひご覧ください。

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