店舗オーナーが知っておくと便利！ 注目を集める「受発注システム」とは？

仕入れのための発注を行うとき、これまでは多くのお店が電話やFAXを利用してきました。しかし最近、よりスムーズかつ効率的に発注を行うためのツールとして、受発注システムの導入が注目されています。

受発注システムは、商品の受発注をデジタル化し、煩雑だった手続きを大幅に簡略化します。このコラムでは、受発注システムがどのように受発注業務の改善に寄与するのか、具体的なメリットを中心にご紹介します。

目次

• 1．受発注システムとは？
  　1-1.インターネットを利用した商品発注システムのこと
  　1-2.導入は卸業者が行う
• 2．受発注システムのメリット
  　2-1.スマホやPCから24時間いつでも発注できる
  　2-2.発注のための電話代・FAX代が不要に
  　2-3.発注履歴が残りペーパーレス化に貢献する
  　2-4.発注ミスなどのトラブルが減る
• 3．まとめ
• 4．店舗のさらなるDX化に「EZネットレジ」

1受発注システムとは？

まずは、受発注システムがどのようなものかを解説します。

1-1.インターネットを利用した商品発注システムのこと

受発注システムとは、インターネットに接続されたパソコンやスマートフォンから商品の発注が行えるシステムのことをいいます。発注のための画面にアクセスし、発注したい商品と数量を入力します。そのデータは卸業者に送られるため、電話やFAX、Eメールなどは原則不要になります。

お店側が今までより手軽に発注できるようになることに加え、卸業者側のメリットも大きく、受注業務の効率化に役立つと期待されています。さらに、省力化やペーパーレス化によるコスト削減も期待できることから、導入例が増えている状況です。

1-2.導入は卸業者が行う

商品発注システムは、一般的に卸業者側が導入を行います。卸業者は、顧客である店舗とのやりとりに電話やFAX、メールなどを利用してきましたが、受注ルートが複数あることから業務が煩雑になっていました。基本的にこれを解消するために導入されるものです。

卸業者は、すでに使用している販売管理システムなどとの連係をにらんで商品発注システムを導入するケースが多いです。

しかし、お店側にとっても受発注システムの利用によるメリットは大きいため、今後、取引している卸業者から受発注システム導入の提案があったら、ぜひ協力することをおすすめします。

1-3.受発注システムが注目される背景

受発注システムが注目された背景には、卸売業界のDX（デジタル・トランスフォーメーション）化があります。

これまで、受発注業務は電話やFAX、メールなどさまざまな受発注ルートがあり、これらの情報を処理するために、卸売業者は大きな労力を使ってきました。例えば食品卸の場合、発注も納品も午前中に偏ってしまいがちで、業務の効率化が困難な事情がありました。

そこで注目されているのが受発注システムへの移行です。飲食店や小売店などからの発注はデータとして受信されるため、すぐに電話に出る必要がなく、FAXのように用紙そのものを紛失してしまう恐れもありません。午前中の納品作業が落ち着いた段階で受注を処理すればよく、業務効率化や省人化が可能になると期待されています。

2受発注システムのメリット

ここでは、受発注システムを利用することで具体的にどのようなメリットがあるかを解説します。

2-1.スマホやPCから24時間いつでも発注できる

受発注システムは、インターネットに接続されたスマートフォンやパソコンなどから利用します。発注した内容はデータとして卸業者に送られるため、卸業者の営業時間にかかわらず、いつでも発注できます。

電話やFAXによる発注は、卸業者の営業時間内に発注していた人が多いはずです。しかし、受発注システムであれば、早朝に行う仕込みの隙間時間や、深夜の終業後など、自身の業務にとって都合のいい時間に発注できます。利便性がアップし、業務の効率化にも繋がるでしょう。

2-2.発注のための電話代・FAX代が不要に

受発注システムはインターネットに接続されたスマートフォンやパソコンがあれば利用できます。そして、インターネットを介して発注を行うので、これまで発注時にかかっていた電話代やFAX代はかかりません。また、発注のためにFAX機を購入していたお店は、今後FAX機そのものを購入する必要もなくなります。

このコラムを読んでいる方の中に、これまでお店にインターネット回線を引いていなかった方は少ないかもしれませんが、もしお店にインターネット回線がなくても、インターネットに繋がるスマートフォンがあれば受発注システムは利用できるため、ほとんどのケースで追加投資は不要です。

2-3.発注履歴が残りペーパーレス化に貢献する

受発注システムは、発注履歴がシステム内に記録されます。そのため、過去の発注をいつでも確認でき、送ったFAXなどの書類を残しておく必要がありません。

また、これまでは卸業者が用意する発注用紙に必要な個数などを書き込み、FAXで送信していましたが、受発注システムはスマートフォンやパソコンの画面に入力するだけでよいため、書類をなくせます。

こうしたペーパーレス化により、保管する書類を減らすことができ、保管場所も不要になります。業務が効率化されると同時に、事務所スペースにも余裕ができるはずです。

2-4.発注ミスなどのトラブルが減る

受発注システムを利用することで、発注に関するミスなどのトラブルが減ることが期待できます。

電話での発注はこちらの言い間違いや、卸業者側の聞き間違いが起こる可能性がありました。FAXであればそういった間違いはなくなりますが、FAXのかすれのせいで読み間違えてしまったり、FAXを逆さまにして送ってしまったりといったミスが起こることはありました。

受発注システムを利用すると、これらのミスは起こらなくなります。商品が必要な期日に納品されない…といったトラブルも減り、あわてて卸業者に問い合わせたり、焦ったりすることもなくなるでしょう。

なお、カシオでは、今まで電話・FAX・メールで行っていた発注を、スマホやPCで簡単に行えるようにした「BC受発注」というサービスを提供しています。こちらのページで詳しく紹介しておりますので、ぜひご覧ください。

3まとめ

店舗を運営しているオーナーにとって、受発注システムは、日々の業務をより効率的かつ正確に行うためのサポートツールとなりえます。このシステムを活用することで、時間とコストの削減が可能になるため、卸業者から導入の打診があった際は、ぜひ積極的に活用しましょう。

4店舗のさらなるDX化に「EZネットレジ」

これからは飲食店や小売店にとっても、DX（デジタル・トランスフォーメーション）が重要になるといわれています。店舗のDX化を行うなら、カシオの「EZネットレジ」の導入からスタートしてはいかがでしょうか。

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2024年3月