Vol.2
コロナ禍だからこそ少ない訪問のチャンスをものにしたい！
成果につながる対面商談を目指して

直接会って話す対面商談には、相手とのコミュニケーションが深い、説明内容が伝わりやすいといった大きなメリットがある一方、昔からよく言われるデメリットとして下記の2つがあります。 （Vol.1参照：あなたは対面派？ 非対面派？―コロナ禍のビジネスコミュニケーションについて考える―）。

①移動時間がとられ、交通費もかかる
②無駄な訪問は嫌われる

これらのデメリットは、賢く対応することで対面商談をより効率良く進めることが可能になります。

「移動時間がとられ、交通費もかかる」という対面商談のデメリットを解決するために提案したいのが、目的に合わせて対面と非対面、二つの商談手段を柔軟に併用すること。

まずは、その商談時における目的（ヒアリング、商材説明、クロージングなど）を明確にしましょう。その目的を達成するためには、対面と非対面どちらの商談スタイルで対応すべきかを事前にしっかりと検討することが重要です。

例えば、次の対面商談に向けて議題内容、懸念事項、要望内容をあらかじめヒアリングするという目的を果たすためなら、非対面でも十分かもしれません。中でも、オンラインのWEB会議を活用すれば、ネットを介して直接的に会話ができるので、対面商談におけるデメリットである余計な時間やコストを節約できます。

Web会議をはじめとするオンラインによる商談では、相手が慣れていないと円滑にコミュニケーションを図るのが難しく、反応も窺いづらいというデメリットも。また、商材をプレゼンする際に直接見せたり試してもらったりできないため、相手に商材の魅力を伝えきれないという面もあります。
お客様との間に信頼関係を築いたり、商材の魅力をしっかり伝えるなど、ここぞという大事な場面では、やはり対面での商談が効果的といえるでしょう。

何度も訪問するなど商談に長い時間をかけても、クロージングに至らなければ、その営業が成功したとはいえません。一回の訪問でどの程度まで進展させるのかを明確にし、達成できる効果を最大化すれば、訪問による対面商談の機会をより有効に活用できるはず。

回数で勝負するのではなく、下記の通り事前の準備をしっかりと整えることで、訪問の精度や質を上がることが大切です。

商談時、お客様に伝えたい情報のすべてを一から伝えるには､やはり時間的に無理があります。相手に詳細な情報を正確に伝えるのに適したメールなどの非対面コミュニケーションで、商材に関する資料などを届けておきましょう。同様に、お客様が抱えている課題は何なのかなど、訪問前の情報収集も重要なポイントです。

プレゼンのための提案書において大切なポイントは3つあります。
１：ロジカル⇨伝えたいことを絞り込む
２：シンプル⇨提案書の見やすさを工夫する
３：感情に訴える⇨図、グラフ、画像や動画を活用する

対面商談の最終目標は、提案内容の承認を得ることです。決裁者は多忙な方がほとんどのため、プレゼンに与えられるのは短い時間であることが多く、いかに提案内容を効果的に伝えるかが勝負になります。
そこで、提案書の構成は、以下4要素のみに絞り込みましょう。構成をシンプルにすることで、短時間でも伝えたいことが明確に伝わるようになるはずです。

中でも、お客様の抱えている課題をどんな施策で解決し、それがどのようなメリットをお客様にもたらすかという点は特に重要なポイント。自社商材の優れた点をアピールするだけに終始せず、「お客様目線」を意識することこそが、より効果的な提案書づくりを可能にします。

提案書のデザインも重要ですが、意識したいのは見た目の美しさではなく、いかに分かりやすくて見やすいかということ。

プレゼンのために集めたデータや数字を提案書に載せすぎるのはNG。情報過多のためにかえって提案内容が伝わりにくくなってしまいます。用意したものの使用しなかったデータや数字は、相手から詳細な説明を求められた時の根拠として手元に用意しておくのが良いでしょう。

文字情報は最後まで読んでもらわないと内容が伝わらないため、なるべく少なくするのが賢明。プレゼンテーションの主役はあくまで話し手の声による説明であることを意識しましょう。
さらに、最も伝えたいメッセージは提案書の中央より上部に配置することも重要です。スクリーンに映した提案書を見上げる場合、伝えたいメッセージが中央部より下にあると一目で視界に入りづらく、インパクトに欠ける印象を与えます。

プレゼンの目的とは相手の気持ちを動かして決断を促すことです。そのため、提案書作りでは聞き手の感情に訴える工夫も重要になります。

そこで活用したいのが、ビジュアル、グラフ、動画など要素です。文字では伝わりにくいことも、1枚の写真やグラフを使えば簡単に伝わることがあります。

中でも、動画は相手とスムーズなコミュニケーションを実現するのにおすすめ。「音」「動き」「時間軸」というさまざまな要素を含めることができるため、複雑な内容でも短時間に分かりやすく伝達できます。
【参考文献】「社外プレゼンの資料作成術」」前田鎌利・著 ダイヤモンド社、前田鎌利【第1回】相手に伝わるプレゼン資料作成のポイント（ノビテクマガジン・ビジネスタレント）