ビジネスコラム

Vol.7
プロジェクターの活用をはじめ、
「オンライン商談」「Web会議」に役立つコツ

ビジネスコラムVol.6『「営業現場」におけるビジネスコミュニケーションの今に迫る！』で言及したとおり、長期にわたるコロナ禍の中でオンラインによる商談手法の定着化が進んでいます。

（Vol.6参照：「営業現場」におけるビジネスコミュニケーションの今に迫る！）

一方、アンケート調査の中で「十分な効果が上がっていない部分もある」と答えるビジネスパーソンが一時期よりも増加するなど、非対面でのオンライン商談を上手に活用できていない現状についてもお伝えしました。

そこで、今回はオンライン商談やWeb会議においてパフォーマンスの向上が期待できるコツについて考察。商談の成功率を高めるビジネスツール［プロジェクター］を中心に、知って得する情報をご紹介します。

■: オンライン商談やWeb会議でプロジェクターを活用しよう
■: オンライン商談ではPowerPointのスライドショーを活用しよう
■: これだけは押さえておきたいオンライン商談の注意点
■: まとめ

オンライン商談やWeb会議でプロジェクターを活用しよう

プロジェクター活用のメリットとは

「オンライン会議だと圧倒的に情報の量が不足する」
これは、プレゼンテーションクリエイターであり、書家としても活躍されている前田鎌利さんの言葉。オンライン商談のウイークポイントをずばり言い当てています。

（参照：前田鎌利3回連載－第1回：コロナ禍で浮き彫りになったコミュニケーションの重要性）

前田さんの言う「情報」とは、相手の表情や顔色、ジェスチャー、視線などの非言語的的な情報のこと。これらは、相手の反応を読み取る際、とても重要なサインであり、商談をスムーズに進めるためには欠かせないものです。優れたビジネスパーソンは、非言語的な情報をキャッチし、ここは押すべきか、引くべきかなど交渉時の判断材料にしています。

しかし、PCなどのディスプレイ越しでは微妙な感情の変化を読み取りづらく、それがオンライン商談のアキレス腱になっています。オンライン商談におけるプロジェクター活用のメリットとは、まさにこのデメリットを解決できるという点なのです。

プロジェクターなら伝達力が高まる

深くコミュニケーションを取ることが難しいオンライン商談では、相手の反応を確認し、「非言語的な情報」を得るために、対面商談とは異なるコツが必要になります。オンライン商談で相手の反応を読み取るコツはVol.4をご参照ください。

（Vol.4参照：これさえ押さえれば悩み解決オンライン商談の成功率を上げる3つのコツ）

プロジェクターの大画面に顧客の顔を表示するのも、そうしたコツの一つです。相手の何気ない反応や表情をしっかり確認できるため、オンライン商談をスムーズに進行できます。話す際にも、相手が目の前にいるように感じられることで感情を込めやすく、想いを伝えやすいメリットもあります。さらに、参加者全員がきちんと内容を理解できているか、大画面でそれぞれの顔を確認しつつ商談を進めることも可能です。

もちろん、自社の参加スタッフが複数人いる場合も、それぞれが大画面によるメリットを共有できるため、よりスムーズな商談につなげられます。

オンライン商談やWeb会議に役立つプロジェクター選びのポイント

オンライン商談のデメリット解消に役立つプロジェクターですが、何を基準に選んで良いのか分からないという人も多いはず。ここだけははずせない、知って得するプロジェクター選び3つのポイントをご紹介します。

① 手元が見やすいよう、明るい大画面のものを選ぼう

プロジェクター選びで重要となるのが、画面の「明るさ」です。プロジェクターの明るさ（光束）は「ルーメン（lm）」という値で表しますが、数値が大きければ大きいほど、室内を暗くしなくても視認しやすい、鮮明な映像が投写できます。

覚えておきたいのは、2000lmよりも上の単位ならば部屋の照明を消さなくても鮮明な映像が得られ、2000lmを下回っていれば部屋の照明を消す必要があるということ。やはり、おすすめは2000lm以上のタイプです。

2000lm以上のタイプなら、オンライン商談やWeb会議の場所が昼間の明るい部屋でも、電気を消さずに大画面ではっきりと参加者の反応を確認でき、非言語的な情報をより得やすくなります。さらに、ちょっとしたメモをとったり、手元の資料を見ながら説明するにも便利です。

② 使用場所の環境に左右されないタイプを選ぼう

自宅や外出先をはじめ、オンライン商談の場所と会場はさまざま。コンセントの位置が限られている、投映面をさえぎる備え付けのインテリアがある、機器はテーブルの真ん中に設置できない場合など…。

そこで、プロジェクターはいつでも最適な画面を投写できるタイプを選びましょう。縦横台形補正機能を搭載したものなら、投映イメージを変えずに上下左右に投映面を移動したり、設置位置を左右にずらすことも可能です。さらに、バッテリー駆動できるタイプであれば、電源コンセントの位置を気にする心配もなくなります。

③ 持ち運べる小型軽量タイプを選ぼう

コロナ禍による商談スタイルの多様化に合わせて、機能や明るさはそのままに、持ち運びやすい小型軽量タイプのプロジェクターが今やトレンドになっています。

対面商談でもオンライン商談でも形態を問わず、小型軽量タイプのプロジェクターは会議室から会議室へと容易に持ち運べることはもちろん、取引先、自宅にまで手軽に携帯して、質の高いプレゼンテーションを随時行える点で注目されています。

自宅やミーティングルームに省スペースで手軽に設置できることは、今やプロジェクターを選ぶ際に欠かせない重要ポイントといえます。

【まとめ：プロジェクター選びのポイント】

①手元が見やすいよう、明るい大画面のものを選ぼう
②使用場所の環境に左右されないタイプを選ぼう
③持ち運べる小型軽量タイプを選ぼう

オンライン商談ではPowerPointのスライドショーを活用しよう

プロジェクターに投映する資料といえば、PowerPointのデータが一般的ですが、データをデスクトップで開いて共有する方法では、相手に提示したい情報以外のものまで見せてしまうことがあります。

そこで、提案したいのがPowerPointのスライドショーです。
スライドショーを使えば、作成した資料を全画面で提示でき、共有時に余計なものまで相手に見せてしまうことがなくなります。

スライドショーを開始するのはとっても簡単。PowerPointを起動してファイルを開いた後、［スライドショー］タブの［最初から再生］ボタンか、［現在のスライドから再生］ボタンのどちらかをマウスでクリックするだけ。ショートカットキーとして［F5］を押すという方法もあります。

画面共有を開始してプレゼンを始める前に、スライドショーが開始されているか改めて確認しましょう。

レーザーポインターでより分かりやすく

スライドショー中にマウスを動かせば矢印のマウスポインターが表示されます。しかし、相手には矢印が点滅して見えたりして分かりにくかったり、時には操作に遅延が発生することも。

参加者にも分かりやすくポイントを示したいなら、レーザーポインター機能を活用してみましょう。操作はマウスの右クリックでもできますが、ショートカットキー［Ctrl］＋［L］で、スマートに切り替えるのがおすすめ。また、[Ctrl］＋［P］を押すと、ペンで描画することもできます。スライドのある箇所を丸で囲んで強調するなど、参加者の視線をより集めることも可能です。

＊Windowsの場合

これだけは押さえておきたいオンライン商談の注意点

最後に、オンライン商談を行う際、事前にチェックしておきたい注意点やマナーをいくつか紹介します。当たり前の基本事項こそ忘れがちになるのは、意外とよくある落とし穴。以下のポイントに気をつけて、ぜひスムーズなオンライン商談につなげてください。

●静かで雑音の入らない場所で参加する

失敗しやすいのが、オンライン商談を行う場所の選定。いつもは気にならないオフィス内の人の声や、自宅の外を通る車の音なども、オンライン商談中には集中の妨げになるものです。できるだけ静かで雑音の入らない場所での参加を心がけましょう。

もし、雑音が気になる場合にはイヤホンマイクを使ってオンライン商談するのがマナーです。

●双方の通信環境を事前にチェックする

オンライン商談において最も気をつけたいのが、安定した通信環境を用意すること。回線が不安定で画像も音声も途切れ途切れでは、商談どころではありません。自宅の通信環境が不安定な場合、Web会議ツールには通信速度を調整する機能がありますので、通信環境に適した設定を行うか、安定した通信環境を改めて用意することも考えましょう。

●画面共有することを前提に見やすい資料作りを心がける

オンライン商談では、説明資料を画面共有で提示しますが、紙の資料と同様に作成すると字が小さいなど、相手が見づらくなってしまうことがあります。
そこで、相手に提示する資料は、相手のPC画面における見え方を考慮して作成しましょう。さらに、「1スライド、1メッセージ」を基本にすると、見やすさも分かりやすさも向上するはずです。